3 stappen voor een efficiënte boekhouding
3 stappen voor een efficiënte boekhouding
Overzicht
Veel mensen hebben een levendig beeld van een accountant of boekhouder. Het is een oud, chagrijnig en constant zeurend persoon die de hele dag optelt en weglaat. Hij of zij is uitstekend met cijfers en papierwerk. Dit stereotype wordt echter sterk beïnvloed door media en films.
In werkelijkheid hebben boekhouders intensieve en essentiële taken. Het welzijn en financiële succes van het bedrijf hangen af van hun werk. Het is veel meer dan alleen salarissen van de bankrekening betalen of facturen ter ondertekening aan de baas overhandigen. Het kan dus verwarrend zijn wat een efficiënte boekhoudservice is. Wij helpen je graag om dat uit te zoeken!
Je houdt ervan om het te haten
In de ogen van ondernemers en/of projectmanagers zijn boekhoudkundige taken heel alledaags en bureaucratisch. Geen creativiteit, ideeëngeneratie of magische brainstormsessies hier. Alleen punten, cijfers, komma's en de essentie van zakendoen: geld. Dat klopt grotendeels. Accountants moeten geduldig, betrouwbaar en transparant zijn. Lang niet iedereen kan dit soort werk aan, laat staan er efficiënt in zijn. Daarom zijn ze een dure aanwinst om op de loonlijst te houden.
Als u aandeelhouder, CEO of eigenaar bent, is uw accountant bijna uw rechterhand. Als hij of zij zijn of haar werk goed doet, is het bedrijf gebonden aan minimale verliezen en maximale winsten. Als ze echter falen, kunt u boetes krijgen of, erger nog, failliet gaan.
We zouden u een overzicht kunnen geven van de IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS, enzovoort, maar dat zou lang, saai en alledaags zijn. Laten we dat aan de accountants overlaten en ons nu concentreren op waar een efficiënte accountant verantwoordelijk voor zou moeten zijn en welke waarde hij of zij voor uw bedrijf kan toevoegen.
Dit is zeker geen eenvoudige klus, maar veel bedrijven hebben niet de financiële middelen om interne accountants in dienst te nemen. Het huidige microklimaat in de zakenwereld verschuift gestaag naar uitbesteding van de boekhouding. Toch moet u een accountant inhuren of vinden, want als uw cijfers niet kloppen, komen de problemen snel opzetten.
Dus de logische keuze is om te zoeken naar de meest kostenefficiënte oplossing, toch? Maar hoe neem je een competente en deskundige boekhouder in dienst zonder dat je er geld aan uitgeeft? Hier zijn onze drie stappen voor een efficiënte boekhouding die je daarbij helpen.
Stap 1: Instellen
Om te beginnen moet u het boekhoudsysteem opzetten. Als u op zoek bent naar stabiliteit op de lange termijn, moet u zorgen voor boekhoudkundige mogelijkheden op de lange termijn. Koop software met licenties, neem mensen in dienst of sluit een contract af met een bureau. Zo voorkomt u dat u zonder voldoende hulp achterblijft.
Als een recent aangenomen accountant geen software of systeem tot zijn beschikking heeft, verbruikt hij alleen maar middelen en levert hij geen bijdrage aan het bedrijf.
Het kiezen van het juiste systeem/software
Beginners of kleine bedrijven kunnen proberen te experimenteren met Excel of Google Sheets. Deze gegevens zijn echter zeer gevoelig en essentieel, waardoor het beheren ervan met Excel, als u van plan bent te groeien en uit te breiden, in de toekomst een moeizaam en enorm lastig proces zal worden. Het is daarom raadzaam om de juiste software te gebruiken, speciaal voor bedrijfsboekhouding.
Er zijn gratis softwarepakketten, maar om transacties nauwkeurig bij te houden, maandelijkse of kwartaaluitgaven te monitoren en dergelijke, moet je betalende software gebruiken. Gratis opties beperken meestal de mogelijkheden voor de accountant en bieden minder nuances die helpen om het maximale uit de boekhouding te halen.
Je moet een demo uitproberen of een accountant inhuren die kennis heeft van een specifiek platform. Je kunt deze taak ook delegeren aan een bedrijf dat over eigen tools en een beproefd systeem beschikt.
Automatisering van tijdrovende taken
De meest zorgwekkende en tijdrovende hulpbron als het om boekhouden gaat, is natuurlijk geld. Maar tijd die je besteedt aan saaie dingen is ook essentieel. Een accountant hoeft maar een beperkt aantal taken uit te voeren, want veel ervan kan geautomatiseerd worden. Zo kunnen salarisbetalingen, een schijnbaar eindeloze stroom facturen en talloze andere taken worden gepland en uitgevoerd door computers in plaats van dat een accountant ze handmatig hoeft uit te voeren.
Als u minder dan vijftig transacties per maand uitvoert, bespaart u hiermee natuurlijk niet veel, maar als uw bedrijf er meer verwerkt, kunt u ons vertrouwen: automatisering moet hoog op uw prioriteitenlijst staan.
Stap 2: Financiën beheren
Voor de bedrijfsleider is niets belangrijker dan financiën. Als het geld binnen blijft stromen en goed wordt beheerd, bent u winstgevend. Als uw financiële beheer echter slecht is, kan uw idee, hoe revolutionair of uitzonderlijk ook, zomaar ineenstorten. Financieel management omvat alle geldstromen binnen uw bedrijf. Alle uitgaven en inkomsten worden en moeten met de grootste precisie worden gecontroleerd. Dit is wat u van uw accountant zou moeten eisen.
Boekhouding
Het vormt de basis en het fundament voor alle andere elementen in financieel management. Een boekhouder kent uw maandelijkse uitgaven en inkomsten en moet alle onregelmatigheden of vreemde details rapporteren. Van het opstellen van documenten tot het vinden van die drie jaar oude factuur voor de koffielevering op een bedrijfsfeestje, uw boekhouder moet alles weten over geldstromen binnen uw organisatie.
Accounts Payable
Omdat een overmatige of onbetaalde schuld kan leiden tot ernstige tegenslagen, executie of zelfs faillissement, is het een essentieel onderdeel van efficiënt financieel beheer. Als de taken niet geautomatiseerd zijn, kunnen zelfs de meest getalenteerde, ijverige en nauwkeurige boekhouders betalingen missen. Dat is dan automatisch een deuk in uw relatie met de schuldeiser of leverancier.
Het is het beste om eerst leveranciers en schuldeisers te betalen, omdat uw bedrijf afhankelijk is van hun welwillendheid en tevredenheid.
Debiteuren
Debiteuren (voornamelijk facturen) vormen het andere uiterste. Het is de grootste inkomstenbron voor 99.9% van de bedrijven wereldwijd. Als uw organisatorische keuzes en boekhouding traag zijn in het bijhouden wie er wel en niet heeft betaald, kunt u aan het einde van de maand, het kwartaal of het jaar met een verlies of een negatief saldo eindigen.
Het beheren hiervan is essentieel voor uw financiële welzijn. Als u meerdere deals, transacties of contracten met andere partijen en klanten sluit, moet het debiteurenbeheer enigszins worden geautomatiseerd. Zelfs één verwaarloosde of vergeten bron van inkomsten kan u in de toekomst mogelijk achtervolgen.
Belastingen
De grootste bron van problemen voor alle bedrijven. Aftrekposten, uitzonderingen, nuances, juridische complexiteit en boekhoudkundige trucs spelen allemaal een rol. Voor de gemiddelde persoon is het belastingstelsel de grootste onontdekte plek in de zakenwereld. Verschillende markten hebben verschillende regels en belastingstelsels, maar uw accountant moet ze van binnen en van buiten kennen. Een juiste interpretatie van belastingwetten en afschrijvingen, mits goed uitgevoerd, kan uw winstgevendheid verhogen en/of verliezen minimaliseren.
Bovendien vormen foutief opgestelde belastingaangiftes eveneens een bedreiging. Dit is misschien wel de belangrijkste verantwoordelijkheid in het werk van een accountant. Grotere bedrijven hebben lange en intensieve belastingsessies, waarbij zowel de juridische afdeling, accountants als financiële analisten het beste belastingplan bedenken en een grondig rapport opstellen voor de belastinginspecteurs/belastingdienst, enz.
Bank-/creditcardtransacties en afstemming
We hebben talloze essentiële aspecten van de boekhouding genoemd. Dit aspect (transactiebeheer en reconciliatie) wordt soms over het hoofd gezien vanwege de aanzienlijke last die belasting- en accountmanagement met zich meebrengt. Bank- en creditcardtransacties vallen ook onder de verantwoordelijkheid van een accountant. Hij of zij moet ervoor zorgen dat alles legaal is en dat betalingen of het gebruik van zakelijke creditcards geautoriseerd zijn, en dat medewerkers de middelen van het bedrijf niet misbruiken. Door de accountant banktransacties te laten overzien en beheren, stelt u hem of haar ook in staat om de crediteuren- en debiteurenadministratie te beheren, waardoor dit een situatie kan zijn waarin je twee vliegen in één klap slaat.
Wat reconciliatie betreft, kunnen er nare dingen gebeuren als het niet goed wordt gedaan. Dit is een aanzienlijker risico voor kleinere bedrijven, maar ook grotere bedrijven kunnen schade ondervinden als de saldi niet overeenkomen. Mogelijke gevaren zijn onder meer boekhoudkundige fouten die leiden tot een onevenwichtige begroting, onjuiste belastingaangiften, roodstanden en diverse andere onnodige tegenslagen.
Stap 3: Financiële rapporten en analyses
Winst-en verliesrekening
Het spreekt voor zich. Een accountant of boekhouder verzamelt alle economische gegevens die over een bepaalde periode zijn verzameld en stelt vervolgens de winst-en-verliesrekening op. Voor aandeelhouders is het een essentieel gegeven, dat laat zien of het bedrijf op de goede weg is of dat er veranderingen nodig zijn. Deze documenten en de juiste voorbereiding ervan zijn nauw verbonden met de veiligheid en winstgevendheid van de onderneming.
De verklaring moet aan specifieke instellingen worden overhandigd. In de Verenigde Staten gaat uw winst-en-verliesrekening bijvoorbeeld naar de Securities and Exchange Commission, terwijl er in andere landen verschillende instanties zijn die dit doen.
Jaar- en kwartaalrapportages
Een rapport stelt aandeelhouders, de CEO, in staat om alle activiteiten in de voorgaande periode te analyseren. De meeste bedrijven rapporteren kwartaal- en jaarrapporten om langer hands-on te kunnen blijven. In een periode van 12 maanden kan er veel veranderen. Daarom kiezen sommige organisaties (vooral nieuwe) ervoor om maandelijks of minstens één keer per kwartaal te rapporteren. Dit helpt bij de besluitvorming en het optimaliseren van de cashflow voor maximale winst.
Voorspellen en vooruitkijken naar de toekomst
Vooral cruciaal voor aandeelhouders, beursgenoteerde bedrijven en vóór een beursgang: prognoses en toekomstprognoses helpen alle bedrijven investeerders aan te trekken en zich voor te bereiden op de toekomst. Als een accountant een prognose kan opstellen, kunnen verantwoordelijke mensen deze aan potentiële investeerders presenteren en uw bedrijf laten groeien.
Door te voorspellen, kunt u een voorsprong op de concurrentie behouden of extra uitgaven genereren.
Het laatste advies: Uitbesteden
Slechts 33-40% van de nieuwe bedrijven doet de boekhouding zelf. Omdat het een enorm specifiek en specifiek beroep is, is het lastig om onvolkomenheden te ontdekken en hun werk te controleren. Je moet je accountant en boekhouder volledig vertrouwen.
Een eenvoudige oplossing is outsourcing en nearshoring van virtuele boekhouding.
Wij laten u graag zien waarom uitbesteden een veel slimmere oplossing kan zijn.
- Extra flexibiliteitStel dat u weet wat uw boekhoudbehoeften zijn. Als uw bedrijf bijvoorbeeld slechts 125 uur nodig heeft om het te beheren, betaalt u alleen voor dat aantal uren, niet meer. Wanneer de behoeften toenemen, kunt u de diensten ook uitbreiden, net zoveel als nodig is, of het nu 5 of 100 uur extra is. Terwijl uw bedrijf met een interne medewerker een salaris moet betalen, ook al kan hij of zij het zonder veel zinvolle taken stellen.
- Verbeteringen in de workflow. Van top tot teen is een uitbestede boekhouding veel eenvoudiger te monitoren en toe te wijzen. De senior accountant kan de moeilijkere taken uitvoeren, terwijl junior accountants assisteren en de gaten opvullen terwijl ze de kneepjes van het vak leren. De communicatie tussen hen verloopt vloeiend.
- Beste resultaten zonder extra investeringen.
- Minder zorgen. Interne boekhouding zou continu competente training moeten krijgen. Dit wordt door ons verzorgd wanneer u ervoor kiest om uit te besteden. Van software, apparatuur, werkruimte tot en met contracten, betrouwbare virtuele bureaus regelen alles, zodat u zich daar geen zorgen over hoeft te maken. Wijs alleen het werk toe en laat de rest over aan uw externe medewerkers.
- Toegevoegde waarde. Ontvang niet alleen boekhoudkundige diensten, maar ook advies over diverse onderwerpen. Van softwarekeuze tot belastingaangiften en alles wat met boekhouden te maken heeft.
Outro & afsluitende gedachten
Boekhouding is een essentieel aspect van elk bedrijf. Als uw bedrijf een menselijk lichaam was, zou de accountant het centrale zenuwstelsel zijn. Hij zou alle handelingen monitoren en bijbehorende signalen uitzenden die het lichaam helpen zich te beschermen tegen gevaren en gelukkiger en sterker te zijn, zowel op de korte als op de lange termijn. Hun werk is zeer complex en uitdagend; daarom wordt het zeer gewaardeerd. U kunt echter kiezen voor goedkopere oplossingen voor een goede boekhouding door nearshoring in plaats van te veel uit te geven.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
