4 boekhoudautomatiseringssoftware die elk bedrijf moet hebben
4 boekhoudautomatiseringssoftware die elk bedrijf moet hebben
Overzicht
Als uw accountant of administratiekantoor niet automatiseert, verspilt uw bedrijf veel middelen.
Automatisering van de boekhouding is een niche vol geweldige tools en apps die zijn ontwikkeld om alle bedrijven te helpen door specifieke boekhoudtaken van boven tot onder te vereenvoudigen.
At Baltic AssistWe werken aan het automatiseren van onze boekhoudkundige dienstenHierdoor bespaarden onze klanten tijd en kosten. De nauwkeurigheid is aanzienlijk verbeterd. De kans op menselijke fouten is geminimaliseerd. De essentiële bestanden zijn veilig opgeslagen. Krijg realtime toegang tot de bestanden en rapporten. En nog veel meer geweldige functies.
Laat ons delen 4 unieke tools voor boekhoudautomatisering die uw bedrijf moet hebben.
Pleo – een slimme manier om kostenbeheer te vereenvoudigen
Dit gereedschap kan eenvoudigweg worden gelabeld als een slim creditcard met ERP-systeemintegratie.
Maar onder dat ietwat oppervlakkige label schuilt een levensredder die tegelijkertijd de uitgaven en verspilling van middelen kan verminderen. Het kan het financiële beheer verbeteren, je medewerkers meer autonomie geven en diverse onderhandelingen of vergelijkbare financiële processen versnellen.
Leven zonder Pleo
Stel je eens voor hoe verschrikkelijk het voor een accountant is om regelmatig zijn uitgaven bij te houden.
Een fictieve situatie: Je stuurt je salesafdeling (in dit voorbeeld 6 personen) op zakenreis naar Berlijn (ja, COVID-19, we weten het, maar laten we ervan uitgaan dat alles weer normaal wordt). Ze brengen twee dagen in de stad door. Ze hebben twee vergaderingen met de klant en hebben een halve dag vrij, die het management toestaat voor een museumbezoek. Iedereen komt blij terug, vol nieuwe emoties en misschien zelfs met een deal.
Weet je wie hier eigenlijk niet blij mee is?
Juist, de accountant.
En weet je waarom?
Omdat hij of zij net een paar dagen werk heeft. Het bijhouden van honderden onkosten die tijdens de reis zijn gemaakt, het handmatig invoeren van alle bongegevens en het toewijzen van de uitgaven aan een medewerker, afdeling of team is zo tijdrovend dat het de moeite niet eens waard is.
Er is ook een probleem als sommige uitgaven niet met bewijsmateriaal worden onderbouwd. Fraude en andere ergernissen kunnen een negatieve impact hebben op uw boekhouding.
Hier is iets om op te letten...
Leven met Pleo
Als u pleo, is de accountant blij.
Waarom?
Ten eerste registreert en archiveert het systeem automatisch elke transactie die met de Pleo-kaart wordt gedaan. Zoals hun website beweert, kunnen bedrijven 'vaarwel zeggen tegen onkostendeclaraties'.
In werkelijkheid doet het precies dat: het verzwaart de last van het handmatig opstellen van onkostennota's.
Pleo verdient het zeker om op deze lijst te staan, omdat het kostenbeheer vereenvoudigt en het bijhouden van kosten supersimpel maakt.
Om specifieker te zijn: Pleo vermindert de hoeveelheid werk die uw accountant moet doen enorm.
Wanneer een medewerker de Pleo-bedrijfskaart gebruikt om iets te betalen, krijgt hij of zij direct een melding om een snapshot van de bon te maken, de uitgaven te bevestigen en een categorie aan deze specifieke uitgave toe te wijzen. Deze wordt vervolgens realtime aan het ERP-systeem toegevoegd.
Kortom, met Pleo-accountants kunt u de uitgaven in de gaten houden, gedetailleerde grafieken bekijken over de uitgaven in verschillende afdelingen, uitgaven filteren op projectbasis, enzovoort.
Met Pleo hoeven medewerkers hun bonnetjes niet meer te bewaren en ligt de controle over de uitgaven in handen van het management.
Andere voordelen zijn onder meer een gebruiksvriendelijke app, Google SSO en fraudedetectie. Daarom is het een must-have.
Boekhoudautomatisering met November First
November First beweert een eenvoudigere en goedkopere manier van internationale betalingen te bieden.
Eigenlijk is er nog een heel ander niveau dan deze bescheiden beschrijving.
Het is inderdaad een gebruiksvriendelijke, zeer responsieve en eenvoudige manier om betalingen en bedrijfsuitgaven te beheren.
November First wil het huidige, op banken gerichte betalings- en boekhoudmodel, dat ontzettend veel tijd kost, vereenvoudigen en verder ontwikkelen.
Leven zonder 1 november
Over het algemeen duurt het proces van het registreren van een factuur, het goedkeuren van de gegevens, het ontvangen van het overzicht, het aanpassen, het aftrekken van extra kosten en het afronden minimaal 1 werkdag.
Als uw bedrijf geen November First hanteert, kunnen zakenreizen van uw werknemers naar het buitenland een nachtmerrie voor de boekhouder worden.
B2B-transacties en andere uitgaven zijn momenteel erg moeilijk te registreren. Met een papierwerk dat al kilometers lang is, zouden bedrijven moeten zoeken naar oplossingen die de werkdruk voor essentiële medewerkers vereenvoudigen, versnellen en verminderen.
Leven met November First
De app biedt transparantie en hoogwaardige, realtime FX-valutakoersen, goedgekeurd door een van de grootste banken in Noord-Europa (SEB).
November First staat bekend om zijn sterke standpunten over internationale betalingen en biedt daarom betere marges en lagere kosten bij ontvangst of uitvoering in het buitenland.
Het is een geavanceerd betalingsbeheersysteem dat eenvoudig kan worden geïntegreerd met een ERP.
Bovendien is het eenvoudig te gebruiken.
Dit alles dankzij een gebruiksvriendelijke app die ongeëvenaarde eenvoud biedt bij het initiëren, goedkeuren en volgen van betalingen in de vorm van zakelijke uitgaven.
Als uw bedrijf wil ontsnappen aan de eentonigheid van het inloggen bij de bank, het importeren en opslaan van gegevens, en ook de obscene kosten voor internationale transacties wil besparen, 1 november is de voor de hand liggende stap in de goede richting. Deze tool is een eenvoudige, duidelijke en goedkope manier om betalingen te beheren.
Boekhoudautomatisering met CorPayOne
Dankzij de nieuwste toevoeging van geautomatiseerde vergoedingen is Corpay One misschien wel het meest veelzijdige en veelzijdige hulpmiddel voor het beheren van de financiën van een afdeling, filiaal of zelfs een heel bedrijf.
Net als de vorige automatiseringstools richt CorPay One zich sterk op het verminderen van de zware en alledaagse last van de boekhouding. Hun filosofie is simpel maar krachtig: 'Waarom handmatig werk doen als automatisering het voor je kan doen?'.
CorPayOne claimt momenteel de snelstgroeiende automatiseringstool te zijn voor accountantskantoren en bedrijven van alle soorten. De belangrijkste doelstellingen zijn het vereenvoudigen van de boekhouding, het besparen van tijd en middelen voor interne boekhouders, het beter beheren van virtuele boekhouding en het creëren van vloeiende, eenvoudig te beheren workflows.
Leven zonder CorpayOne
Ten eerste, informeel boekhoudkundig werk zonder CorpayOne kan ongeorganiseerd, inefficiënt en overal verspreid zijn.
Laten we een voorbeeld geven.
Elke keer dat een uitgave wordt geregistreerd, moet de accountant die uitgave overzetten naar de juiste plek in de boekhouding. Daarnaast moet hij bewijsstukken verzamelen (bonnen, facturen, verslagen, enz.) en deze toevoegen aan de bijbehorende fysieke (indien nodig) en digitale archieven.
Inloggen bij de bank, het afschrift bevestigen, bestanden opslaan, bestanden hernoemen, ze organiseren – het kost allemaal ontzettend veel tijd.
En als je kijkt naar grotere organisaties met honderden transacties per dag, begin je de omvang van het probleem te begrijpen. Het vereist immense en zeer competente menselijke hulpbronnen om dit draaiende te houden. Het is het gewoon niet waard voor je bedrijf.
Geautomatiseerde boekhouding kan deze obstakels en barrières gemakkelijk wegnemen. Dat is wat CorpayOne kan en zal doen voor uw bedrijf!
Leven met CorpayOne
Als u Corpay hebt, kunt u het verbinden en integreren met een heleboel apps, tools, platforms, enz. Bijvoorbeeld de binnenkort te verschijnen Integratie met Google Drive of Dropbox betekent urenlang minder werk voor de accountant. Rekeningen opslaan vanuit de app en ze direct toevoegen aan een gewenste cloudopslagservice is een waar genot – er zijn geen andere woorden voor.
CorpayOne kan ook gekoppeld worden aan:
- Zapier
- Slack
- Bill.com (binnenkort beschikbaar)
- Salie intact
- Billy
- Uniconta
- FreshBooks
- Vele anderen
De meest over het hoofd geziene functie, maar op zichzelf al voldoende om te bewijzen waarom u CorpayOne of andere geautomatiseerde boekhoudtools nodig hebt, is het automatisch betalen van rekeningen.
Denk er eens over na: je stelt de regel één keer in en je hoeft je nooit meer zorgen te maken over terugkerende kosten. Je krijgt er tevreden klanten en uitzonderlijk tevreden leveranciers door.
U kunt CorpayOne integreren met November First om betalingen aan internationale leveranciers en dienstverleners nog eenvoudiger te maken.
Daarom zijn deze twee niet alleen een must-have, ze vormen ook een geweldig comboduo.
Boekhoudautomatisering met E-conomic
De automatiseringstool/het platform/het systeem met de naam e-conomic streeft ernaar om 'in alle boekhoudbehoeften te voorzien' met één intuïtief programma voor boekhouding.
Het hoofddoel van deze app is om een volledig, ongehinderd en ononderbroken toezicht te bieden op de financiën van elk bedrijf.
Volgens het gezond verstand en de economie is dit de basis die ervoor zorgt dat elk bedrijf winstgevender en efficiënter wordt.
Eerlijk gezegd verkeert digitale boekhouding momenteel in een zeer stagnerende staat. Door de vooruitgang en nieuwe technologieën die ons thuisleven beter beheersbaar maken, kampt de bank- en financiële sector met een aanzienlijke technologische kloof.
Hoewel er op het hele continent of zelfs wereldwijd talloze tools voor geautomatiseerde boekhouding beschikbaar zijn, zijn er nog steeds veel bedrijven die deze oplossingen links laten liggen zonder dat ze daarvoor een logische verklaring hebben.
Deze bedrijven zijn afhankelijk van banken en ouderwetse methoden. Deze werken wel, maar zijn veel duurder en vergen veel meer tijd dan automatisering.
Het is gewoon niet meer effectief.
Laten we laten zien waarom uw bedrijf dit zou moeten hebben E-economisch!
Leven zonder e-economie
Samenwerken met een accountant is erg stressvol. We bedoelen dat elke actie en kostenplanning gecoördineerd moet worden. De uitwisseling van informatie en gegevens moet zo snel en vlot verlopen dat het een uitdaging is om dit te realiseren in zowel kleine als grote bedrijven, die zeer dynamisch zijn.
Het uitwisselen van documenten tussen afdelingen en het verkrijgen van documenten van dochterondernemingen of dochtermaatschappijen is altijd een uitdaging. Daarnaast moeten accountants de verantwoordelijkheden combineren van het beheren en toewijzen van de cashflow, het betalen van facturen, het beheren van de salarisadministratie en het registreren van aankopen.
Zonder een gecentraliseerd systeem dat synchronisatie met andere tools mogelijk maakt, is het vanuit het perspectief van tijdmanagement gewoon erg verspillend.
Dat is niet goed voor de zaken.
Leven met E-economie
Houd statistieken bij, voer aanpassingen door en beheer al uw boekhoudkundige behoeften met E-conomic. De perfecte definitie hiervoor zou zijn: one-size-fits-all or one-stop-shopDoor de eenvoudige gebruikerservaring en het overzichtelijke karakter van e-conomic, kan het je ervan weerhouden om slechts een doorsnee boekhoudtool te zijn.
Dat is het niet.
In werkelijkheid biedt e-conomic veel meer duidelijkheid en stroomlijnt het de workflow voor accountants.
Digitaal dan.
Zelfs zozeer dat accountants veel van het werk op afstand kunnen doen. Dit betekent dat ze andere tijd aan meer taken kunnen besteden.
De meest indrukwekkende functionaliteit zou echter geïntegreerd moeten worden met andere programma's en platforms die factuur-, betalings-, salaris- en zelfs voorraadbeheergegevens synchroniseren met e-conomic.
Het is dus meer dan alleen een geautomatiseerde boekhoudtool.
Conclusie
Pleo, November First, Roger.ai en e-conomic zijn dé vier tools voor hoogwaardige boekhoudautomatisering. Wij en duizenden bedrijven kunnen uit eigen ervaring bevestigen dat ze efficiënt zijn. Ze kunnen uw bedrijfsvoering veel beter beheersbaar maken (vooral in de boekhoudsector) en talloze processen stroomlijnen.
Wij zeggen dat ze als onmisbaar beschouwd kunnen worden.
Baltic Assist is een expert die weet hoe hij deze software en systemen optimaal kan benutten.
Als u vragen heeft of professionele adviesdiensten wenst met betrekking tot de implementatie van deze software voor boekhoudautomatisering, laat een bericht achter.
Wij helpen u graag op iedere dag van de week met het automatiseren van uw boekhouding.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
