5 boekhouddiensten die uw bedrijf kan uitbesteden
5 boekhouddiensten die uw bedrijf kan uitbesteden
Overzicht
Weet je wie een accountant is? Een accountant is iemand die een probleem oplost waarvan je niet wist dat je het had, maar dan op een manier die je niet begrijpt. Alle gekheid op een stokje, dit is een van de meest verantwoordelijke en veeleisende taken in het bedrijfsleven. Niemand kan eraan ontkomen, want de wet verplicht het registreren en bijhouden van elke financiële en economische transactie.
Boekhoudkundige diensten zijn vaak kostbaar en daarom is het een verstandige beslissing om ze uit te besteden. U kunt voor een dilemma staan of het voordelig is om alles uit te besteden of slechts specifieke diensten. Wat is de meest praktische en goedkoopste manier? Lees het artikel om er alles over te weten te komen.
Boekhouding uitbesteden – bespaar duizenden per maand
Van alle zakelijke diensten is de boekhouding in de westerse wereld vrijwel hetzelfde. De regels (toepasselijke belastingen en tarieven) kunnen veranderen, maar de gebruikte software, documentregistratie en standaardprocedures lijken sterk op elkaar. Dit is de belangrijkste reden waarom virtuele boekhouding en externe accountants steeds populairder worden. De locatie van uw accountant heeft eerlijk gezegd geen invloed op de nauwkeurigheid en kwaliteit van zijn of haar werk.
De tweede factor die outsourcing de moeite waard maakt, zijn de kosten. Boekhouding en financiën zijn een kostbare onderneming. Omdat ze verplicht zijn, kunnen dergelijke kosten niet worden vermeden. Desondanks kunnen grote en kleine bedrijven met outsourcing aanzienlijk besparen door de voorkeur te geven aan virtuele boekhouding boven fysieke boekhouding. Laten we de kosten van virtuele en interne boekhouding vergelijken voor drie willekeurige bedrijven. De voorwaarden zijn eenvoudig. In elk geval heeft het bedrijf 45 uur aan boekhoudwerk nodig om ervoor te zorgen dat alle taken worden voltooid. Zo vertaalt zich dit in cijfers.
De grafiek toont de vergelijkbare kosten van het inhuren van evenveel interne als virtuele accountants. De gegevens hebben betrekking op het gemiddelde salaris van een interne accountant in Denemarken en de relatieve standaardkosten voor virtuele accountants. De optie voor virtuele accountants bespaart u de belasting die gepaard gaat met het inhuren van een interne accountant. Deze laatste optie loopt op tot ongeveer 5 euro per maand. Het is ook aanzienlijk goedkoper dan het inhuren van een accountantskantoor. Zij rekenen doorgaans 50-90 euro per uur (het voorbeeld toont 75 euro per uur). Een regulier Deens bedrijf kan elke maand honderden of zelfs duizenden euro's besparen. Voor grotere bedrijven zijn de resultaten nog indrukwekkender. Natuurlijk hangt de besparing af van het tarief dat de virtuele agent of het bureau hanteert en andere gerelateerde kosten, maar alles bij elkaar genomen zullen de voordelen, met de juiste nearshoring- en remote employment-oplossingen, verbluffend zijn.
Bovendien kan een gevestigde virtuele accountant leiden tot de oprichting van uw eigen virtuele kantoor. Klantenservice, externe teams en andere gebieden kunnen adequaat worden ingevuld via virtuele agenten en nearshoring-oplossingen van virtuele bureaus. Een goed voorbeeld hiervan zijn de grootste Zweedse banken, Swedbank en SEB, die actief zijn in de Baltische staten. Beide banken hebben hier grote servicecentra, die zich uitsluitend richten op het werken aan en ondersteunen van de Zweedse afdeling. Dit betekent dat ze outsourcing en nearshoring waarderen en de voordelen ervan inzien. Deze banken zijn miljardenbedrijven. Is er een reden waarom u dit niet zou moeten proberen?
Kanaliseer bespaarde fondsen – versterk uw bedrijf
Laten we even voortborduren op het voorbeeld in de bovenstaande grafiek. Stel dat uw bedrijf ongeveer € 3 per maand bespaart door de boekhouding uit te besteden. Dat betekent dat u over het jaar € 36 minder uitgaven heeft. Voor elk bedrijf is dit bedrag geen lachertje en zeker de moeite waard om te overwegen. U kunt ervoor kiezen om virtuele boekhouding uit te proberen voordat u zich volledig vastlegt.
Die duizenden bespaarde euro's kunnen worden gediversifieerd, geherinvesteerd in het bedrijf, uitgekeerd als dividend of bonus, gespaard als activa, enzovoort. De belangrijkste reden voor outsourcing is het verlagen van de arbeidskosten zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het werk. Het is een win-winsituatie voor uw bedrijf.
Bovendien kunnen virtuele accountants op elk gewenst moment naar uw hoofdkantoor worden geroepen. U kunt trainingen, vergaderingen, conferenties en deelname aan bedrijfsevenementen organiseren om uw externe medewerkers volledig te betrekken. Nearshoring betekent dat de vlieg- en reiskosten niet zo hoog zullen zijn en kennis van de taal zorgt voor een vloeiende en efficiënte communicatie. De werkgever kan desgewenst de kwalificaties van zijn virtuele accountants opleiden en uitbreiden. Welke kant u ook op wilt, u kunt altijd met de dienstverlener overleggen om processen te optimaliseren en de prestaties te verbeteren.
Precieze boekhoudkundige taken die het waard zijn om uit te besteden
Er zijn talloze boekhoudkundige diensten die de moeite waard zijn om uit te besteden. Het is een van onze essentiële diensten en blijft een integraal onderdeel van de kern van ons bedrijf. Dienstverleners kunnen een verscheidenheid aan specifieke taken aanbieden of zich richten op één allesomvattende boekhoudkundige aanpak. Enkele van de meest populaire en erkende zijn:
1. Boekhouding en boekhouding
Voor elk bedrijf is een goede boekhouding niet alleen noodzakelijk, maar zelfs verplicht als het bedrijf wil groeien en uitbreiden. Door inzicht te hebben in de uitgaven, de cashflow te analyseren en het aantal transacties te optimaliseren, kan een organisatie op korte en lange termijn aanzienlijke bedragen besparen. Virtuele boekhouding en boekhouding beheren de initiële opzet, inventaris- en activaboekhouding, btw- en onkostendeclaraties en andere gerelateerde acties.
2. Salarisadministratie
Het beheren en uitvoeren van de salarisadministratie op tijd kan stressvol zijn als er een personeelstekort is op de financiële afdeling. Gegevens moeten worden ingevuld, rapporten moeten worden gegenereerd, belastingen moeten worden berekend en de juiste bedragen moeten worden toegewezen. Deze gecombineerde processen vereisen regelmatig personeel en continue monitoring. Een veel goedkopere manier om deze taken voor uw bedrijf uit te voeren, is door de salarisadministratie uit te besteden. Salarisbetaling is een must. Uw medewerkers en personeel zijn de meest betrouwbare bron die u moet onderhouden.
3. Opstellen van verklaringen/rapporten
Virtuele accountants kunnen zowel financiële als managementrapportages opstellen en genereren. Deze documenten zijn zeer waardevol voor uw bedrijf, omdat ze duidelijke statistische inzichten bieden en ons in staat stellen om prognoses voor de toekomst te maken. Specifieke rapporten zijn noodzakelijk voor banken of investeerders, terwijl overzichten verplicht moeten worden ingediend bij belastinginspecties en andere overheidsinstellingen. Als deze documenten in orde zijn, is de kans groter dat uw bedrijf winstgevend is en andere bedrijven overtreft. Virtuele accountants kunnen maandelijkse, kwartaal- en periodieke financiële, cashflow-, geconsolideerde financiële en specifieke managementrapportages opstellen, gearchiveerde boeken uit eerdere perioden ordenen, de vennootschapsbelasting (VpB) schatten en berekenen, en andere gerelateerde diensten verlenen.
4. Betalingsverwerkingsdiensten
Dit is een gebied waar simpelweg geen ruimte is voor fouten. Je wilt geen fout in je factuur of de transactie van je klant over het hoofd zien. Virtuele boekhouddiensten kunnen geldtransfers en -wisselingen verzorgen, maar ook facturering en betaling van facturen regelen, enzovoort.
5. Bedrijfssecretariaatsdiensten
Bedrijfs- en zakelijke documentatie vormen de kern van bureaucratie. Administratief werk is net zo belangrijk als technologische of analytische taken. Zonder de juiste administratieve documenten zouden bedrijven verloren gaan, in de problemen komen en veel bedrijven (vooral grotere) in de problemen komen. Om dat te voorkomen, worden secretaresses, administrateurs en managers aangenomen. Deze functies kosten veel geld. Wat echter niet het geval is, is een virtuele assistent.
Een competente en goed opgeleide medewerker, die u zelf kunt selecteren, verzorgt de bedrijfsdocumentatie, beheert en voert correspondentie uit, slaat gegevens op en houdt personeelsregisters bij. Dit zou een enorme last zijn voor de interne medewerkers.
Als je veel nadelen ziet
Ja, boekhoudkundig werk vereist uitstekende nauwkeurigheid, toewijding en ervaring. Zoals eerder vermeld, is de documentatie in de EU en de EER echter zeer vergelijkbaar. Wanneer de afstand tussen uw land van vestiging en de locatie van de virtuele assistent groot is, kunnen er specifieke problemen optreden. Nearshoring elimineert deze echter vrijwel volledig en biedt vrijwel geen problemen bij communicatie, delegeren van taken, uitwerken, enz. Ja, de verschillen bestaan, maar specialisten kunnen worden opgeleid om nieuwe documentatie te begrijpen, nieuwe belastingtarieven te leren en andere zaken.
Al met al werkt uitbesteed virtueel boekhouden, met het nodige geduld, met alle locatiecombinaties. Maar waarom geld verspillen als er beproefde virtuele boekhoudoplossingen in de buurt zijn? Wij vragen het ons ook af.
Bang dat de virtuele agent onvoldoende vaardigheden heeft? Dat hoeft niet, vooral niet als u zaken doet met de Baltische landen. Hoewel het vrij nieuwe landen zijn, maken de drie Baltische zusterlanden Litouwen, Letland en Estland een snelle economische groei en ontwikkeling door. Leuke weetjes: Litouwen is het land met de meeste universitair afgestudeerden per hoofd van de bevolking in de EU. Bovendien spreken Litouwers (gemiddeld) 2.7 talen, wat een gedeelde tweede plaats betekent in de EU. Door een virtuele accountant uit de Baltische landen in te huren, krijgt u altijd een competente, getrainde, leergierige en zeer gemotiveerde specialist die de taken uitvoert die u delegeert. Het beste is dat hun diensten veel betaalbaarder zijn dan die van uw lokale personeel!
Blijf niet achter – ga virtueel en neem een voorsprong
In deze branche, waar computers en digitale documentatie, evenals cloudoplossingen, steeds belangrijker worden, is het idee om boekhoudkundige diensten in eigen beheer te leveren achterhaald. Ja, het concept lijkt misschien aantrekkelijk en welkom in veel bedrijven, maar zoals we hierboven hebben geïllustreerd, kunt u enorme bedragen besparen die anders aan het boekhoudpersoneel zouden worden besteed. Gemiddeld kan een accountant op middenniveau in Scandinavië meer dan 3 euro verdienen. Een even bekwame virtuele accountant uit een nabijgelegen land, bijvoorbeeld de Baltische landen, kost 50-60 procent minder. Aanbieders bieden echter een nog betere optie, namelijk een uurtarief. Kleinere en middelgrote bedrijven hebben mogelijk geen fulltimemedewerker of een team van accountants nodig, waardoor virtuele boekhouding zeer welkom is. U betaalt een vast uurtarief in plaats van een medewerker in dienst te houden die de helft van de tijd niets te doen heeft. Dit kan tot wel 70% van uw reguliere loonkosten besparen.
Nearshoring is het beste voorbeeld van hoe remote accounting werkt. De korte afstand tussen de twee landen zorgt ervoor dat er weinig culturele en tijdsverschillen zijn en er dus geen gedoe is met communicatie of delegeren van taken. Laten we een typisch voorbeeld geven. Een Scandinavisch bedrijf is op zoek naar betrouwbare, hoogwaardige, maar niet te dure boekhoudoplossingen. Ze willen echter nauw betrokken blijven bij het selectieproces om er zeker van te zijn dat ze de juiste persoon aannemen. Wat is het beste om te doen? Natuurlijk, virtueel!
Bovendien kan het proces bij interne werving weken of zelfs maanden duren. Virtuele bureaus hebben meestal de juiste connecties en kunnen veel sneller goede sollicitatiegesprekken regelen. Uw medewerker kan vrijwel direct aan de slag.
Conclusie en aanbeveling
Als u overweegt om virtueel te gaan boekhouden, raden we u ten zeerste aan om niet te twijfelen! Ga ervoor. U zult direct en op de lange termijn de voordelen ervaren. Financiële ademruimte of de mogelijkheid om fondsen te diversifiëren en te investeren in R&D of andere afdelingen is een welkome aanvulling, elke dag van de week. Diensten zoals salarisadministratie, het opstellen van jaarrekeningen en boekhouding kunnen tegen lagere kosten worden afgehandeld als u nearshore werkt en gewoon virtueel gaat.
Twijfelt u of u uw boekhouding moet uitbesteden? Of welke boekhouddiensten de moeite waard zijn om uit te besteden voor uw bedrijf? Plan een gratis consult
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
