5 eenvoudige tips voor het creëren van een cultuur van werken op afstand

At Baltic AssistWe creëren al meer dan 5 jaar een cultuur van werken op afstand. Zo'n 55% van onze medewerkers werkt minstens 90% van de tijd op afstand. 97% van ons personeel is volledig in staat om thuis te werken zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit en de tijd die wordt besteed aan het voorbereiden van systemen.

Tip 1: Volg de productiviteit van uw op afstand werkende medewerkers

Als een medewerker of team geen ervaring heeft met werken op afstand, en managers niet weten hoe ze medewerkers moeten aansturen, zal dit wantrouwen en onzekerheid tussen beiden creëren. De manager is verantwoordelijk voor het halen van deadlines en doelen. Het is lastig om projecten, taken en zelfs de communicatie tussen teamleden bij te houden zonder fysieke aanwezigheid.

Het creëren van een systeem met drie hoofdonderdelen zou het probleem kunnen oplossen en helpen bij het toewijzen van taken en projecten en bij het opvolgen en evalueren van het thuiswerk van werknemers.

• Project- en taakbeheer. Er zijn online tools om taken en projecten toe te wijzen, te beheren en de voortgang te controleren. Dit helpt de manager om de prestaties van de medewerker nog beter te beheren en te meten dan wanneer hij fysiek aanwezig is.

Er zijn veel verschillende tools voor project- en taakbeheer (zelfs gratis – basisabonnementen) om in essentiële zakelijke behoeften te voorzien. Baltic Assist, raden wij deze tools aan: Jira, Asana, Trello.

• Tijdregistratie. U kunt de werktijd van verschillende projecten bijhouden en de prestaties en efficiëntie van uw thuiswerkende teamleden controleren. De integratie met de project- en taakbeheertool geeft u een duidelijk beeld van de prestaties van uw medewerkers.

Er zijn ook veel verschillende tools voor tijdregistratie. Onze keuze is naaf, Maar er zijn andere geweldige tools, zoals TimeCamp or Wisselen. De meeste bieden een gratis versie waarmee in de basisbehoeften kan worden voorzien.

• Communicatie middelen. Om virtueel te communiceren gebruiken we verschillende mechanismen. Slack is ons belangrijkste hulpmiddel voor interne communicatie, het delen van bestanden en het snel oplossen van problemen. Wrike is uitstekend geschikt voor het delen van gevoelige informatie, waarvoor een hoog beveiligingsniveau vereist is. Microsoft Teams en Zoom voor videoconferenties en virtuele vergaderingen met klanten en teamleden.

2e tip: Leid werknemers die thuiswerken op

Het ergste wat je kunt doen, is nieuwe systemen of principes implementeren zonder reden, alleen maar omdat anderen het doen. Als je een doel hebt en ziet hoe een bepaalde tool nuttig kan zijn voor iedereen in het bedrijf, leg het dan uit aan je medewerkers. Duidelijk, open en consistent. Het is een van de cruciale aspecten van het creëren van een efficiënte thuiswerkcultuur.

3e tip: Stel communicatieprincipes vast

Je raakte gewend aan het stellen van vragen, discussiëren en het organiseren van fysieke vergaderingen. Er waren duidelijke richtlijnen voor het oplossen van verschillende soorten taken. Als het probleem bijvoorbeeld urgent is en snel moet worden opgelost, roep je een naam en vraag je ernaar. Heb je daarentegen een ingewikkelde vraag die een uitgebreider antwoord vereist, dan schrijf je een e-mail of organiseer je een vergadering.

Werken op afstand blijft hetzelfde, alleen de tools veranderen. Welke vragen en problemen los je op via e-mail, telefoon of chat? Wie is verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen en problemen over een bepaald onderwerp? Stel principes en richtlijnen op voor communicatie op afstand binnen je bedrijf en leg deze uit aan medewerkers.

4e tip: zorg dat werknemers zich belangrijk voelen

Thuiswerken kan ervoor zorgen dat een teamlid zich minder kritisch, afgesloten en geïsoleerd voelt, wat kan leiden tot een lagere productiviteit en afkeuring van de manager en het bedrijf. In plaats daarvan zouden er constante vergaderingen tussen collega's moeten zijn, met dagelijkse taken en betrokkenheid bij initiatieven en evenementen van de organisatie. Zoals een quizavond op afstand of een virtuele lunchpauze, je zult verbaasd zijn over hoe dit het moreel van de medewerker verhoogt.

5e tip: Advies over het opstellen van huisregels en routines

Thuis wordt geassocieerd met ontspanning, rust, spelen met kinderen, enzovoort. Het wordt nog het minst geassocieerd met werk. Vooral wanneer kinderen en huisdieren rondspelen en lawaai maken. Daardoor neemt de productiviteit af, wat leidt tot het missen van deadlines, onafgemaakte taken of het verliezen van klanten, enzovoort. Hoe kun je dat veranderen? Advies over het inrichten van een werkplek thuis.

Zorg er allereerst voor dat uw werkplek thuis zo is ingericht dat niemand u kan hinderen, of dat de hinder tot een minimum beperkt blijft.

Ten tweede, creëer dezelfde routine als naar kantoor gaan: word vroeg wakker, was je en kleed je aan zoals je gewend bent voor je werk. Het is wetenschappelijk bewezen dat onze hersenen zich tijdens de voorbereidingen op het werk aanpassen aan het werkritme, net zoals wanneer we naar kantoor gaan.

Het is essentieel om regels voor jezelf en je gezin te stellen. Stel een tijd vast waarop je werkt en niemand je mag storen. Bepaal ook wanneer je tijd hebt voor plezier en je gezin.

Extra tip: als het moeilijk is om je te concentreren terwijl je thuis werkt, probeer dan eens een belonende work-out. Stel een beloning voor jezelf in (zoals een kop koffie, een stuk taart, een wandeling met de hond, een dutje, enz.) nadat je een taak hebt afgerond. Je kunt dit elke keer doen, beginnend met kleine taken en steeds verdergaand naar grotere taken. Je zult meer taken kunnen doen dan 90% van de andere thuiswerkers.