7 voordelen van het uitbesteden van boekhoud- en administratiediensten
7 voordelen van het uitbesteden van boekhoud- en administratiediensten
Korte samenvatting
Het uitbesteden van boekhouding en administratie biedt aanzienlijke voordelen voor Deense mkb'ers, startups en passieve ondernemers. kostenbesparingen en AVG-conforme gegevensverwerking naar toegang tot deskundige virtuele boekhouders en schaalbare cloudgebaseerde oplossingenDit artikel beschrijft 7 overtuigende redenen om uw financiële taken te delegeren aan gespecialiseerde dienstverleners. Ontdek hoe uw bedrijf efficiënter, complianter en groeigerichter kan worden met virtuele boekhoudondersteuning.
Inleiding tot het uitbesteden van boekhouding
Veel kleine bedrijven, start-ups en ondernemers vinden het lastig om een accountant in te huren. Zeker niet als die de juiste vaardigheden heeft om de jaarrekening van hun bedrijf op te stellen, de bankrekening te beheren, financiële gegevens te analyseren en de uitgaande facturen op te stellen. Tegenwoordig is het nog moeilijker om een gekwalificeerde en geschikte persoon te vinden die u tegen een betaalbare prijs kan helpen. Meer dan 1/3 van de kleine bedrijven besteedt hun boekhouding uitHet is interessant dat de meeste kleine bedrijven die hun administratie uitbesteden, zich niet op hun gemak voelen om de boekhouding zelf te doen.
Meer dan 1/3 van de kleine bedrijven besteedt hun boekhouding uitHet is interessant dat de meeste kleine bedrijven die hun administratie uitbesteden, zich niet op hun gemak voelen om de boekhouding zelf te doen.
Hoewel algemeen wordt aangenomen dat boekhouding en administratie binnen het bedrijf moeten worden gedaan, is het essentieel om jezelf af te vragen of je over de nodige vaardigheden en ervaring beschikt om deze taak uit te voeren. En hebben je medewerkers voldoende ervaring om de toenemende boekhoudkundige taken aan te kunnen? Om het op te tellen: 62% van alle kleine bedrijven denkt dat ze te veel belasting betalen.
Vanwege dit feit zou je kunnen overwegen uitbesteding van boekhoudkundige diensten naar een bedrijf met de juiste kennis en kwalificaties. En welk bedrijf kan dezelfde klus kwalitatief beter en kosteneffectiever klaren?
Om dezelfde reden hebben veel directeuren diverse positieve aspecten opgemerkt van het uitbesteden van boekhoud- en accountancydiensten. Belangrijk is dat het uitbesteden van dergelijke diensten geen negatieve gevolgen heeft voor hun bedrijf, werknemers en klanten.
Daarom willen we graag de 7 grootste voordelen met u delen die onze klanten in Denemarken, Noorwegen, Zweden en Zwitserland hebben ervaren nadat ze besloten hun boekhouding en accountancy uit te besteden.
7 voordelen van het uitbesteden van boekhoud- en administratiediensten
1. Kostenbesparende boekhouddiensten
Over het algemeen beschouwen de meeste bedrijven outsourcing als extra en dus onnodige kosten voor hun bedrijf. Dat is absoluut niet de juiste perceptie. Sterker nog, het tegenovergestelde is waar.
Onze klanten die hun boekhouding uitbesteden, willen hun kosten verlagen, maar nog belangrijker: zonder in te leveren op kwaliteit.
De besparingen die outsourcing doorgaans oplevert, kunnen aanzienlijk zijn, omdat de meeste bedrijven hun diensten tegen lagere tarieven kunnen aanbieden (meestal vanwege lagere arbeidskosten op hun locatie).
Bovendien bespaart u door uitbesteding geld op salarissen, belastingen, kantoorbenodigdheden en secundaire arbeidsvoorwaarden voor fulltime- of parttimemedewerkers. U betaalt alleen voor wat u nodig heeft. Er is geen sprake van productiviteitsverlies, zoals bij het inhuren van fulltimemedewerkers.
2. Elimineer tijd en kosten van wervingsprocessen
Als je naar de situatie kijkt, is het wervingsproces een rigoureuze klus. Het vereist middelen om het te beheren, van het ontwikkelen van een wervingsstrategie tot het selecteren en interviewen van sollicitanten. Het wervingsproces kost je bedrijf tijd, het kost geld, en je zult die tijd moeten besteden aan jezelf of aan de medewerker.
Veel bedrijven houden geen rekening met de tijd die ze besteden aan het zoeken naar een professionele accountant. En tijd hangt net zo nauw samen met kosten. Er moet rekening worden gehouden met de besparingen die het uitbesteden van bedrijfsprocessen met zich meebrengt.
3. Bespaar uw tijd
Naarmate uw bedrijf groeit, zult u merken dat u meer tijd besteedt aan het beheren van uw financiën en minder aan het opschalen van uw bedrijf. Door administratieve taken zoals boekhouding en administratie uit te besteden, kunt u uw tijd, energie en middelen richten op het ontwikkelen van bedrijfsstrategieën. Dit levert u meer omzet op, maar ook een beter netwerk en het opbouwen van relaties met uw klanten.
4. Deskundige accountants en boekhouders
Outsourcing biedt u mogelijk de mogelijkheid om tegen een betaalbare prijs een professional met een hoger expertiseniveau in te huren.
Uitbestede boekhoud- en accountancybedrijven moeten hun vaardigheden en kwalificaties continu verbeteren om concurrerend te blijven op de markt. Stel je voor: 50 mensen werken op hetzelfde kantoor. Ze kunnen gemakkelijk de nieuwe trends, oplossingen en tools op het gebied van accounting delen. Om dit te vergroten, hebben goede accountantskantoren uitgebreidere toegang tot trainingen en cursussen, en ze nemen er continu aan deel.
Bovendien geeft outsourcing naar een accountantskantoor u toegang tot het team van accountants. Bijvoorbeeld bij Baltic Assist, want het bedrijf met een vaste prijs krijgt een team van accountants. Niet slechts één persoon die verschillende taken uitvoert.
Als u een outsourcingbedrijf verstandig kiest, kunt u er zeker van zijn dat uw boekhouding in handen is van een betrouwbaar en deskundig bedrijf.
5. Boekhouding eenvoudig schalen
De boekhoudkundige dienstverleners beschikken over voldoende beschikbaarheid om uw diensten aanzienlijk op te schalen zonder vertraging. Als uw boekhoud- en administratietaken bijvoorbeeld het aantal functies voor één medewerker overschrijden, kunt u eenvoudig extra personeel inzetten. Zonder dat u een uitgebreid wervingsproces hoeft te doorlopen.
Bovendien hanteren boekhoud- en administratiekantoren een uurtarief. Dit betekent dat u zonder onderbreking kunt opschalen of inkrimpen.
6. Automatiseringstechnologieën
De meeste bedrijven gebruiken software voor boekhoudautomatisering Om tijd te besparen. Het bespaart tijd, maar belangrijker nog, het vermindert risico's. Het automatiseren van de boekhouding minimaliseert menselijke fouten. Ten tweede krijgen accountants in automatiseringssoftware realtime rapporten. Ze helpen potentiële problemen in een vroeg stadium te signaleren en op te lossen. Ten derde verkleint het de kans op interne fraude.
De meeste aanbieders van boekhoudkundige diensten zijn hooggekwalificeerd in de automatiseringstools zoals quickbooks, Salie, Visma, Xero, Microsoft Dynamics, SAP en meer.
Als uw accountants nog steeds alleen Excel-sheets gebruiken, verspilt u uw tijd en geld.
7. Een accountant is uw adviseur
Een goede accountant zal altijd advies geven over hoe de boekhouding efficiënter kan worden gemaakt. Soms werkt hij met een paar bedrijven samen en kan hij een uitstekende ervaring van een andere klant voorleggen. Of het nu gaat om belastingen, boekhoudsoftware of zelfs financieel advies.
Wanneer u zou moeten overwegen uw boekhouding en administratie uit te besteden
Op basis van onze ervaring met verschillende Scandinavische en westerse bedrijven, kan ik zeggen dat het uitbesteden van boekhouding en accountancy het beste werkt als:
- Voor een klein bedrijf is geen fulltime boekhouder nodig, maar wel iemand met meer vaardigheden dan een officemanager of receptioniste kan bieden.
- Een bedrijf van welke omvang dan ook kan geen fulltime werknemer vinden met de juiste vaardigheden en tegen een betaalbare prijs.
- Een groeiend bedrijf is op zoek naar mogelijkheden om zijn boekhoud- en accountancydiensten op elk gewenst moment op te schalen.
- De tijdelijke diensten zijn nodig, bijvoorbeeld voor extra hulp bij de jaarafsluiting of wanneer een fulltime werknemer op vakantie gaat, met zwangerschapsverlof is, etc.
Maar zelfs als u een bekwaam en gekwalificeerd persoon inhuurt, zal er toch iemand betrokken moeten zijn bij het proces (meestal de uitvoerend directeur) die facturen goedkeurt, stortingen doet, urenstaten controleert, etc.
Vijf dingen waar u op moet letten voordat u gaat outsourcen
Zodra u besluit om uit te besteden, is de volgende stap het kiezen van een outsourcingbedrijf dat perfect aansluit bij uw doelen en doelstellingen, maar vooral ook kan voldoen aan uw behoeften en eisen. Wij geloven dat bij het uitbesteden van boekhoud- en accountancydiensten de kwaliteit van de uitvoering en efficiëntie de hoogste prioriteit moeten hebben. Er zijn echter nog een paar essentiële factoren waarmee rekening moet worden gehouden.
1. Welke boekhoud- en administratiediensten u nodig heeft
Gaat het om het opstellen van maandrapportages, balansen, salarisadministratie, rapportages aan de autoriteiten of het beheren van uw crediteuren- en debiteurenadministratie? Heeft u misschien iemand nodig om uw bankafstemmingen en -analyses te verzorgen of gewoon de gegevens in de boekhoudsoftware in te voeren? Wat het ook is, u moet duidelijk weten wat u persoonlijk doet, waar uw interne medewerkers verantwoordelijk voor zijn en wat u door iemand anders wilt laten doen.
2. Concurrerend prijsbereik.
Elk accountants- en administratiekantoor heeft zijn eigen betalingsregelingen – sommige rekenen per uur, andere maandelijks. U kunt dus de betalingstermijn kiezen die het beste bij uw behoeften en budget past, maar laat u niet alleen leiden door kosteneffectiviteit.
3. Deskundigheid.
Zorg ervoor dat het bedrijf dat u wilt inhuren ervaren, professioneel is en over de juiste kwalificaties beschikt. Vergeet niet dat u altijd aanbevelingen kunt vragen aan eerdere of bestaande klanten, en kijk naar hun reputatie in de markt, financiële stabiliteit en, het allerbelangrijkste, hun vermogen om consistente resultaten van hoge kwaliteit te leveren.
4. Gegevensbeveiliging.
Naar onze mening speelt gegevensbeveiliging een belangrijke rol bij het online uitbesteden van boekhouddiensten. Dit zeer gerespecteerde kantoor behandelt de gegevens van zijn klanten met de hoogst mogelijke privacy en zorgt ervoor dat elke transactie veilig is. Dit is essentieel omdat u niet alleen cashflowinformatie aan hen verstrekt, maar ook vertrouwelijke gegevens.
5. Flexibele service level agreement.
Een boekhoud- en administratiekantoor moet blijk geven van flexibiliteit en de bereidheid om aan uw toekomstige behoeften en eisen te voldoen. We raden u ten zeerste aan de algemene voorwaarden te controleren voordat u het contract ondertekent, zodat u weet hoe u de overeenkomst kunt beëindigen als u niet tevreden bent met hun werk.
6 boekhoudtaken die uw bedrijf morgen kan uitbesteden
- Boekhouding.
- Rapporteren aan autoriteiten en management.
- Salarisverwerkingsdiensten.
- Crediteuren (aanmaken van betalingen).
- Debiteurenbeheer (opvolging debiteuren).
Als u meer wilt weten, lees dan gerust ons artikel over boekhouddiensten die bedrijven kunnen uitbesteden.
Bonusadvies: Als u een accountantskantoor uit de Big Five inhuurt om een audit uit te voeren, dient u het andere kantoor te blijven gebruiken voor uw boekhoudkundige en administratieve taken. Vanwege onafhankelijke regelgeving en normen binnen de accountancysector mag een accountantskantoor dat een audit uitvoert, niet tevens de boekhouding en financiële administratie voor hetzelfde bedrijf verzorgen.
Conclusie
Klanten die ervoor kiezen hun boekhouding uit te besteden, kunnen aanzienlijke voordelen behalen. Ten eerste kostenefficiëntie en ten slotte flexibiliteit in contracten of het opschalen van het aantal functies. Boekhouding en administratie zijn een essentieel onderdeel van het bedrijfsleven, maar ook complex. Het vereist tijd en specifieke kennis. Zonder boekhoudkundige ervaring kunnen er veel fouten worden gemaakt die kunnen leiden tot een terugval van uw bedrijf of zelfs tot een faillissement.
Baltic Assist is een betrouwbare boekhoudkundige dienstverlener voor het midden- en kleinbedrijf met meer dan 500 klanten uit Scandinavië en West-Europa. Bekijk onze boekhoud- en administratiediensten of laat ons een offerte achter.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
