De kosten van een intern boekhoudteam (waar niemand het over heeft)
De kosten van een intern boekhoudteam (waar niemand het over heeft)
Overzicht
Wanneer bedrijven de kosten van hun boekhoudteam bekijken, richten ze zich vaak alleen op salarissen. Salarissen zijn echter slechts het begin. De werkelijke kosten voor het onderhouden van een intern financieel team liggen aanzienlijk hoger, met veel gerelateerde kosten verspreid over verschillende posten die zelden gezamenlijk worden gepresenteerd.
Dit is niet zomaar een theoretische discussie. Een volledig inzicht in de totale kosten is essentieel voor een eerlijke vergelijking bij de evaluatie van outsourcing als optie.
Werkgeversbijdragen en wettelijke verplichtingen
Naast het brutosalaris hebben werkgevers in Nederland en de Scandinavische landen een reeks wettelijke verplichtingen. In Nederland omvatten werkgeversbijdragen onder andere pensioenbijdragen (indien van toepassing), sociale premies (die variëren per fonds en werkgeversprofiel en een aanzienlijk percentage van de loonlijst kunnen uitmaken) en de verplichting om tijdens ziekteperiodes tot maximaal twee jaar minimaal 70% van het salaris door te betalen. Deze bedragen kunnen de kosten voor een werknemer met 25% of meer verhogen bovenop het brutosalaris.
Voor een financieel professional met een bruto jaarsalaris van € 65,000 bedragen de totale kosten voor de werkgever vaak meer dan € 85,000, nog voordat er rekening wordt gehouden met de overheadkosten.
Werving en onboarding
Het inhuren van een gekwalificeerde accountant of financieel controller via een Nederlands recruitmentbureau kost doorgaans tussen de 15% en 25% van het bruto jaarsalaris aan bemiddelingskosten. Dat is een eenmalige uitgave van € 10,000 tot € 16,000 bij de salarisniveaus die gelden voor gekwalificeerde financiële professionals, en deze kosten worden opnieuw berekend telkens wanneer iemand vertrekt. Gezien de gemiddelde diensttijd in de professionele dienstverlening, zijn personeelsverloop in de financiële sector terugkerende kosten, geen eenmalige uitgave.
Het inwerkproces brengt extra kosten met zich mee: de tijdsinvestering van collega's die nieuwe medewerkers trainen, mogelijke fouten tijdens het leerproces en eventuele tijdelijke vervanging die nodig is wanneer de functie vacant is.
Software en technologie
Boekhoudsoftware, tools voor onkostenbeheer, salarissystemen en rapportageplatformen vereisen allemaal licenties. Een typische financiële technologie-stack voor een klein team omvat minstens drie of vier afzonderlijke abonnementen. Het upgraden, integreren en onderhouden van deze tools vereist interne IT-ondersteuning of hulp van de leverancier. Geen van beide is gratis.
Compliance-eisen brengen ook softwareverplichtingen met zich mee. In Denemarken bijvoorbeeld zijn de eisen voor digitale boekhouding gefaseerd ingevoerd, afhankelijk van het type bedrijf en het begin van het boekjaar. Standaard digitale boekhoudsystemen die in Denemarken op de markt worden gebracht, moeten geregistreerd zijn bij de Deense Kamer van Koophandel. Het up-to-date houden van de software is een doorlopende kostenpost, geen eenmalige beslissing.
Training en permanente professionele ontwikkeling
De belastingwetgeving verandert elk jaar. Het arbeidsrecht wordt regelmatig bijgewerkt. De boekhoudnormen evolueren. Financieel personeel moet op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen, en dat vereist investeringen in training, lidmaatschappen van beroepsverenigingen en, zo nu en dan, externe cursussen of certificeringen. Deze kosten worden vaak over het hoofd gezien omdat ze worden opgenomen in het algemene trainingsbudget, maar ze zijn wel degelijk reëel en komen regelmatig terug.
Managementtijd en toezicht
Kleine financiële teams vereisen de aandacht van het management. Functioneringsgesprekken, individuele gesprekken, escalaties, vakantieplanning en de algemene frictie die komt kijken bij personeelsmanagement, kosten allemaal tijd die senior leiders beter aan hun strategische taken kunnen besteden. De opportuniteitskosten van het managen van een financieel team van twee personen gedurende een jaar zijn niet gering.
Wat dit betekent voor de vergelijking tussen zelf bouwen en kopen.
Als je salaris, werkgeverskosten, werving, software, training en managementkosten bij elkaar optelt, komen de totale jaarlijkse kosten van een kleine interne financiële afdeling bij een Nederlands of Scandinavisch mkb vaak aanzienlijk hoger uit dan de meeste leiders verwachten. Outsourcingproviders beprijzen hun diensten op basis van de totale kosten, niet alleen de salarispost.
Voordat je een beslissing neemt, is het verstandig om een eerlijk kostenmodel op te stellen. Dat levert vaak verhelderende inzichten op.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
