Hoe u virtuele teams beheert
Hoe u virtuele teams beheert
Overzicht
Werken in een virtuele omgeving is een groeiend fenomeen en het is dan ook geen verrassing dat veel directeuren vertrouwen hebben in de voordelen die outsourcing hun bedrijf biedt. Het biedt niet alleen de mogelijkheid om met de meest getalenteerde mensen van over de hele wereld te werken, maar geeft hen ook de kans om de productiviteit en het concurrentievermogen van het bedrijf te verbeteren en tegelijkertijd de kosten van hun producten en/of diensten te verlagen.
“Mensen denken dat virtueel werken nieuw en modieus is, en het klinkt leuk, maar in werkelijkheid is er in een virtueel team'Er is veel meer te beheren en je hebt meer regels nodig om een aantal teamprocessen te beheren," zegt Roderick Swaab, universitair docent organisatiegedrag aan INSEAD.
Het verlaten van een traditionele werkomgeving betekent dus ook dat traditionele managementmethoden en operationele procedures mogelijk niet dezelfde waarde of resultaten opleveren als gewoonlijk. Het managen van virtuele teams vereist dus niet alleen een specifieke set tools, duidelijk gedefinieerde werksystemen en uitstekende wervingsvaardigheden, maar vooral een aantoonbaar talent om transparantie en een constante informatiestroom tussen de teams of teamleden te bevorderen.
Het succesvol leiden van virtuele teams op afstand, en het voorkomen van misverstanden door taal- en cultuurverschillen, vormen waarschijnlijk een van de grootste uitdagingen die managers tijdens hun ervaring zijn tegengekomen. En laten we de voor de hand liggende kwestie van het opbouwen van vertrouwen bij externe medewerkers, die op verschillende locaties werken, niet vergeten. Gezien de moeilijkheden die outsourcing met zich meebrengt voor de bestaande werkomgeving, is het daarom belangrijk om te weten dat outsourcing een goede manier is om de bestaande werkomgeving te verbeteren. Baltic Assist team heeft besloten om 10 lessen met u te delen die we door de jaren heen hebben geleerd door samen te werken met verschillende bedrijven in Europa.
“Het grootste probleem met communicatie is de illusie dat er daadwerkelijk communicatie heeft plaatsgevonden”
- George Bernard Shaw
10 BELANGRIJKE LESSEN VOOR HET MANAGEN VAN VIRTUELE TEAMS
1. Bouwen vertrouwen binnen uw team.
In teams waarin de leden face-to-face werken, bouwen ze vertrouwen op door quality time te besteden aan sociale contacten buiten werktijd, samen te eten tijdens de lunch of gewoon persoonlijke zaken te bespreken. In een virtuele omgeving groeit het vertrouwen echter door de consistentie, betrouwbaarheid, voorspelbare prestaties en de reactiesnelheid van collega's bij het omgaan met bepaalde situaties of klantgerelateerde problemen. Met andere woorden, het staat bekend als taakgebaseerd or op vaardigheden gebaseerd vertrouwen, dat gestaag blijft groeien doordat managers duidelijke verwachtingen stellen en deze door het team worden nageleefd.
2. Creëer een gevoel van transparantie binnen je team
Op grotere schaal zijn zichtbaarheid en transparantie die naar dezelfde professionele doelen toewerken van belang. essentieel om de voortgang in elke fase van het project te volgen. Daarom gebruiken externe teams vaak projectmanagementapplicaties en creëren ze gedeelde systemen, Google Drive or dropbox, waar ze elke taak na voltooiing kunnen bijwerken. Bovendien kunnen managers toekomstige uitdagingen identificeren voordat ze in de toekomst onnodige problemen veroorzaken. Bovendien voelen medewerkers op afstand zich relevanter en meer verbonden met elkaar wanneer ze zien hoe hun inspanningen bijdragen aan het grotere geheel.
3. Bouw de kanalen voor open communicatie
Het beste wat een manager kan doen, naast het opbouwen van vertrouwen binnen zijn team, is het bevorderen van uitstekende communicatie. Bovendien is het belangrijk om zo proactief en frequent mogelijk te communiceren, zonder je te richten op tijdsverschillen, taalbarrières, afstand en vele andere factoren. Baltic Assist team adviseert u om gebruik te maken van de instant messaging-platforms, zoals Viber, Slack, Yammer, eBuddy om er zeker van te zijn dat belangrijke informatie of dringende updates niet in een stapel ongelezen e-mails terechtkomen.
4. Werksystemen duidelijk definiëren en implementeren
Het is belangrijk om te weten dat door het creëren van herhaalbare werksystemen en het stellen van normen, uw team over het algemeen minder vragen zal hebben. Bovendien krijgt u als manager inzicht in hoe lang een bepaalde taak zou moeten duren, waardoor u de prestaties van uw team gemakkelijker kunt volgen en snel kunt vaststellen of iemand niet op schema ligt of achterloopt. Bovendien kunt u hierdoor minder kostbare tijd besteden aan nutteloze vergaderingen of herhalende gesprekken.
5. Stel duidelijke regels op voor responsiviteit en interne communicatie
Het is bekend dat in een virtuele omgeving alles benadrukt wordt door het gebrek aan verbale en visuele referenties. Daarom is het essentieel om tijdens de planningsfase van elk project afspraken te maken over ogenschijnlijk kleine dingen, zoals een standaard voor e-mailreacties of meldingen van directe updates, enzovoort. Zodra de vereiste regels op orde zijn, is regelmatige interne communicatie binnen het team noodzakelijk om een soepele dagelijkse workflow te garanderen.
6. Maak taken duidelijk en stel haalbare doelen
In ons vorige blogbericht: "Hoe zorgt u voor een succesvolle communicatie met uw virtuele assistent?"We hebben al aangegeven dat het essentieel is om zo informatief mogelijk te zijn in een virtuele omgeving. Wees daarom zeer nauwkeurig met uw verwachtingen, eisen en deadlines, en ga daarbij niet uit van de kennis en ervaring van de VA. Dat betekent dat u verzoeken nooit open moet laten voor interpretatie, maar altijd een virtueel team moet vragen om de interpretatie te bevestigen.
7. Stel voor alles deadlines in
De wet van Parkinson stelt dat werk de neiging heeft zich uit te breiden om de beschikbare tijd te vullen. Om specifieker te zijn: als je een deadline van 10 dagen stelt om een bepaalde taak te voltooien, wees dan geduldig, want het zal 10 dagen duren om hem af te ronden. Met andere woorden, het betekent dat elke opdracht die geen deadline heeft, eigenlijk nooit af zal zijn. Om dit te voorkomen, maak er een gewoonte van en stel deadlines in voor alles wat je team dagelijks doet, zelfs als je denkt dat het niet nodig is. Zo zal je virtuele team zo productief en efficiënt mogelijk zijn.
8. Wijs taken individueel toe, niet aan de hele groep
Bent u bekend met de uitdrukking, 'Ieders verantwoordelijkheid is niemands verantwoordelijkheid'? Om specifieker te zijn, als je in een virtuele omgeving werkt, bestaat de mogelijkheid dat je dit sociale fenomeen al hebt meegemaakt. Want wanneer je een bepaalde taak aan een groep mensen toewijst, bestaat de kans dat niemand die verantwoordelijkheid op zich neemt. Het gebeurt ook dat virtueel personeel algemene gesprekskanalen vermijdt, waardoor taken bedolven raken onder een berg irrelevante informatie en nooit worden uitgevoerd. Om dit probleem te voorkomen, wijs je de taken daarom altijd toe aan een specifieke VA.
9. Beheer resultaten, niet de activiteit
Op een traditioneel kantoor, druk werk wordt vaak verward met echt werk. In een virtuele setting, wanneer je echter niet kunt zien wat je team doet, is het cruciaal om resultaten te managen. Zoals we hierboven al aangaven, stel eerst duidelijke verwachtingen en deadlines vast en monitor vervolgens de resultaten. niet de dagelijkse activiteiten van je team. Bovendien, als het tijdsbestek duidelijk is gedefinieerd en iedereen zijn of haar rollen en verantwoordelijkheden binnen een bepaald project kent, is er geen noodzaak om de prestaties te micromanagen.
10. Stel een beloningssysteem op en motiveer je team
Vergeet tot slot niet om elke persona die bij je past te erkennen op basis van zijn/haar vaardigheden, en neem daarbij de tijd om het succes en de prestaties van het team te vieren. Vraag je team ook af en toe of ze problemen ervaren met technologie of communicatie, wat hun verwachtingen zijn van hun virtuele teamgenoten, hoe ze hun werkomgeving ervaren, enz. Zo laat je je team zien dat je openstaat voor een gesprek en bereid bent om verbeteringen door te voeren om een efficiënte en prettige werkomgeving te creëren.
Baltic Assist is een betrouwbare partner voor kleine en middelgrote ondernemingen die hun bedrijfsactiviteiten willen verplaatsen naar een omgeving met lagere kosten. Contact voor een gratis consult over het samenstellen van een virtueel team voor uw bedrijf.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
