Hoe u succesvol diensten en werknemers kunt uitbesteden
Hoe u succesvol diensten en werknemers kunt uitbesteden
Overzicht
Voor degenen die dit bericht lezen, is outsourcing waarschijnlijk interessant. Dat begrijpen we. Bedrijven wereldwijd kiezen om uiteenlopende redenen voor outsourcing. Dat kan kostenbesparing zijn en een bredere markt bereiken, nieuwe strategieën implementeren, of zelfs iets heel anders. Outsourcing kan voordelig zijn vanwege juridische, economische of sociale verschillen tussen landen, regio's of zelfs continenten.
Toch lukt het niet iedereen. Maar waarom? Misschien komt het doordat de volledige kennis over succesvolle outsourcing niet in één zin te vatten is. Succes is niet eenvoudig in deze markt. Het is een breed onderwerp dat een diepere duik vereist. Laten we dat doen en wat kennis met u delen over de belangrijkste uitdagingen bij succesvolle outsourcing, en een paar tips geven om u op weg te helpen in de juiste richting.
Het is niet zonder uitdagingen
Als je je hals over kop in een outsourcingproject stort, is de kans groot dat je kosten stijgen, maar dat je er geen financieel of daadwerkelijk voordeel uit haalt, noch dat je uitgaven dalen. We horen over bedrijven die enorme verliezen lijden door onprofessionele en impulsieve beslissingen om zich in outsourcing te storten. Hoewel het aanzienlijke voordelen heeft, is het vrijwel onmogelijk om het zomaar te laten slagen zonder voorbereiding of steun.
Grootste obstakel: de juiste locatie vinden
De grootste uitdaging draait meestal om de locatie. Soms kiezen bedrijven ervoor om lokaal uit te besteden, bijvoorbeeld door een goedkoper kantoor aan de andere kant van de stad te vinden. De echt efficiënte en economische oplossingen zijn echter bijna 100% internationaal, soms zelfs intercontinentaal. Als een bepaalde markt goedkope arbeid biedt, zonder dat er al te veel of helemaal geen concessies hoeven te worden gedaan aan service of productkwaliteit, dan is dat een goed teken. Ondanks deze feiten durven sommige ondernemers niet eens te geloven dat goedkopere, uitbestede arbeid ook maar iets waard is.
Nou, wij zijn hier om die overtuigingen te veranderen. Het uitvoeren van een outsourcing-werkgelegenheidsplan op basis van louter de kennis van het goedkoopste land is nog niet de moeite waard. Naast de lagere kosten van het inhuren van mensen en belastingvrije vrijstellingen, zijn er meer factoren om te overwegen voordat u de locatie kiest om uit te besteden.
Baltic Assist beperkt het tot deze factoren om de beste locatie voor outsourcing te bepalen:
- Soepele of flexibele juridische en politieke voorwaarden voor werkgelegenheid en zakendoen
- Lage belastingen voor de werkgever
- Lagere arbeidskosten
- Culturele of zakelijke praktijkovereenkomsten
Alles wat verder van betekenis is, zal waarschijnlijk onder een van deze categorieën vallen. Laten we er wat dieper op ingaan en voorbeelden geven.
Politieke stabiliteit + weinig juridische barrières
Geopolitiek is belangrijk. Investeren in internationale markten zonder politieke stabiliteit brengt altijd een hoog risico met zich mee. Daarom trekt een kleiner EU-land als België, met 11.4 miljoen inwoners, veel meer buitenlandse investeringen aan dan Oekraïne (46 miljoen). Het bedrijfsleven is dol op politieke stabiliteit. Ook de lokale arbeidswetgeving is van groot belang. Deze speelt een belangrijke rol in de uiteindelijke beslissing. Zo is het bijvoorbeeld veel ingewikkelder om iemand in Rusland aan te nemen voor een buitenlandse entiteit dan om dat in de EU te doen. Zo is het nu eenmaal. Daardoor ontstaan er veel meer dochterondernemingen in de VS of Europa in de EU dan dat ze zich vestigen op een grote markt zoals Rusland. Verstandige besluitvormers zouden dus een alternatief voor Rusland moeten overwegen.
Stel je voor dat je het hebt beperkt tot twee locaties: Litouwen en het eerder genoemde Oekraïne. Laten we er ook van uitgaan dat beide landen op papier even competente kandidaten hebben. Volgens WorldData heeft Oekraïne een veel lager gemiddeld jaarloon, dus de schaal zou waarschijnlijk in hun voordeel moeten werken, toch? Je zult echter waarschijnlijk voor Litouwen kiezen vanwege:
- De stabielere geopolitieke situatie,
- Door de EU gereguleerd en over het hoofd gezien rechtssysteem
Op zoek naar de perfecte locatie met kleine vennootschapsbelastingen
De volgende stap: uitzoeken hoeveel belasting u moet betalen. Het verkennen van vennootschapsbelastingen gaat hand in hand met de vorige stap. Een groot deel van de bedrijven streeft naar lagere belastingen. De belastingdruk in sommige binnenlandse markten vormt een reëel probleem voor werkgevers. Dat is niet verwonderlijk, aangezien vennootschapsbelasting een belangrijke factor is bij het bepalen van de beste plek voor outsourcing. Door het belastingstelsel te kennen, kunt u kiezen uit twee benaderingen:
- De eerste optie is om een dochteronderneming in het betreffende land te openen. U opereert als organisatie in het land en betaalt alle belastingen. Hieronder vergelijken we de vennootschapsbelastingen die eind 2018 van toepassing waren op bedrijven in de genoemde landen. Hiervoor hebben we de vennootschapsbelastingtabel van KPMG gebruikt.
De bovenstaande grafiek toont het percentage vennootschapsbelasting (gerekend vanaf het jaarinkomen) wereldwijd. Volgens deze informatie kunt u het beste een dochteronderneming oprichten in Hongarije of Litouwen, waar de vennootschapsbelastingtarieven respectievelijk 9 en 15% bedragen. De Verenigde Arabische Emiraten, met hun vennootschapsbelasting van 55%, zijn de minst kostenefficiënte oplossing. Het wereldwijde gemiddelde van 23.79% wordt gebruikt voor schaal.
- De tweede optie is om freelancers te vinden en te kiezen voor een contract of gebruik te maken van de diensten van virtuele bureaus. Hoewel het inhuren van een freelancer wisselende resultaten kan opleveren, zijn virtuele bureaus een absolute aanrader. Er zijn weinig tot geen juridische problemen, er zijn ervaren specialisten en er is realtime probleemoplossing. Deze optie is het overwegen waard.
Op basis van deze gegevens en feiten kunnen we aannemen dat outsourcing naar een plek met een hogere vennootschapsbelasting (zoals van Denemarken naar de VAE) om kosten te besparen inefficiënt is. Het is het beste om een plek te vinden met lagere vennootschapsbelastingtarieven dan uw huidige thuismarkt. Een land als Litouwen of Hongarije is voor een dergelijke onderneming meestal veel geschikter.
Bepalen waar u betaalbaardere werknemers kunt vinden
Als we het over bedrijfsuitgaven hebben, is er niets kostbaarder dan werknemers. Mensen zijn de meest waardevolle en meest veeleisende hulpbron. Zonder de juiste en bekwame specialisten zouden zelfs de beste merken en organisaties vastlopen. Iedereen waardeert talent en bedrijven sparen geen kosten om de beste en slimste mensen aan te trekken.
Er wordt veel gespeculeerd dat een 'goede' en bekwame werknemer duurder is om in dienst te nemen dan een werknemer met minder competenties, wat absoluut niet waar is. Hoewel dit feit in een binnenlandse en gesloten markt misschien wel enigszins waar is, vallen dergelijke speculaties wereldwijd, met betrekking tot outsourcing, in duigen.
Een voorbeeld: Het gemiddelde maandsalaris in Israël bedroeg eind 2017 ongeveer 2,575 euro per maand. In Denemarken bedroeg het 5,485 euro (beide bedragen vóór belastingen), dus meer dan twee keer zo hoog. De cijfers impliceren dus dat Deense werknemers vaardiger zijn dan Israëliërs, waardoor bedrijven meer kosten om in dienst te nemen, toch? Fout. Zulke conclusies, volgens de Wereldatlas, staan haaks op de waarheid. Israël heeft de vierde meest competente beroepsbevolking ter wereld, terwijl Denemarken niet eens in de top 2 staat.
Toch is het, objectief bekeken, iets ingewikkelder om de beste persoon voor de functie aan te nemen dan simpelweg te zeggen: duur = beter of goedkoper = beter. Statistieken laten bijvoorbeeld zien dat Finnen het meest succesvolle schoolsysteem ter wereld hebben; leraren worden daardoor waarschijnlijk hoger gewaardeerd en zijn competenter dan specialisten uit een land met zwakkere schoolsystemen.
Dit betekent echter niet dat bijvoorbeeld een lasertechnoloog uit Finland ook beter zou zijn dan een uit Litouwen. Integendeel, hoewel Litouwers op school niet kunnen tippen aan Finnen, zijn ze veel beter gekwalificeerd op het gebied van lasertechnologie. Bedrijven kiezen de bestemming voor outsourcing vaak voornamelijk op basis van de kosten.
Om er het maximale uit te halen, moet je de uiteindelijke kosten van de indienstneming afstemmen op de vaardigheden en kwalificaties van de specialist. Alleen dan kun je een goede beslissing nemen.
Bedrijven kiezen de bestemming voor outsourcing meestal voornamelijk op basis van de kosten. Omdat de meeste uitbestede banen een algemene kwalificatie hebben, is het niet moeilijk om de beste mogelijke bestemmingen te selecteren. In Europa zijn dit bijvoorbeeld voornamelijk de Baltische Staten, Polen en Oost-Europa (Roemenië, Bulgarije). Bent u geïnteresseerd in cijfers? Hier is een grafiek met het gemiddelde maandsalaris (in euro's) in de EU.
De grafiek geeft bedrijven die op zoek zijn naar outsourcingmogelijkheden een duidelijk beeld van waar ze het beste kunnen outsourcen om kosten te besparen. Zo ligt het gemiddelde salaris in Bulgarije bijna acht keer lager dan in Denemarken.
Wereldwijd opereren of regionaal blijven?
Als u bijvoorbeeld uit Scandinavië komt en arbeidskosten wilt verlagen, vraagt u zich misschien af: 'Waarom niet uitbesteden naar het Verre Oosten, zoals Indonesië, Vietnam of Thailand?'. Het is een mogelijkheid die veel Amerikaanse, Canadese, Scandinavische en Europese bedrijven overwegen. De gemiddelde lonen liggen daar zelfs lager dan het laagste gemiddelde in de EU. Dus als u aan besparen denkt, waarom zou u dan niet alles geven, toch?
Nou ja en nee. Wij denken niet dat outsourcing alleen maar draait om kostenbesparing. Er moet een lichtpuntje zijn. Onzorgvuldig outsourcen kan leiden tot verlies van de informatiestroom binnen de organisatie of het ontstaan van een knelpunt. Hoewel meer geld besparen verleidelijk klinkt, is voor Scandinavische bedrijven de beste langetermijnoplossing om niet zo ver weg te outsourcen.
Manieren om outsourcing te laten slagen + hoe u het maximale uit uw uitbestede medewerkers haalt
Een virtueel bureau vinden
Bent u op zoek naar toegang tot innovatie, versnelde taakafronding of het vinden van betaalbare specialisten met kerncompetenties en -vaardigheden? Dan is een virtueel bureau uw beste en veiligste keuze. Lokale spelers hebben een betere grip op de lokale markt. Ze beschikken bovendien over een breder netwerk van specialisten, mogelijk ook in uw vakgebied.
Door te kiezen voor de diensten van een bureau kunt u weken of zelfs maanden besparen. Een bureau kan bedrijven snel in contact brengen met talent. Bovendien kunt u zelf actief betrokken zijn bij het selectieproces en ervoor zorgen dat de kandidaat over de vereiste competenties beschikt en waarde kan toevoegen aan uw organisatie.
Eerst het water testen
In het bedrijfsleven is het gezegde "Voorzichtigheid is beter dan spijt" perfect van toepassing. Outsourcing kan voordelig voor u zijn, of juist niet. Misschien heeft u zich verkeken of de verkeerde persoon voor de taak gekozen? Als uw fout klein is, heeft u nog de ruimte om het probleem met weinig verlies op te lossen. Als u echter besluit om de volledige outsourcingcapaciteit voor één project te benutten, kunnen uw fouten aanzienlijke gevolgen hebben.
We raden aan om het eerst met een handvol of enkele externe medewerkers uit te proberen, tenzij u nog geen concreet businessplan heeft voor uitbestede virtuele assistentdiensten.
Selecteer een niche voor outsourcing
Outsourcing is niet voor elk beroep weggelegd. Naast fysieke productie zijn de meest voorkomende banen in de outsourcingsector gerelateerd aan virtuele of computer-/digitale diensten. Daarom worden thuiswerkers steeds vaker synoniem met virtuele assistenten. Van de vele aangeboden diensten zijn sommige veel populairder dan andere.
Het cirkeldiagram toont de zes populairste functies voor virtuele assistenten.
- Klantenservice staat bovenaan met 27 uit 100. Door de snelle globalisering en het feit dat Engels de belangrijkste methode voor internationale communicatie is geworden, is het inhuren van Engelstalige mensen in landen met lagere arbeidskosten een favoriet geworden bij werkgevers.
- De volgende stap is accountancy met een score van 20 uit 100. Een goede accountant vereist ervaring, nauwgezetheid, oog voor detail en analytisch vermogen. Deze eisen zijn vergelijkbaar en worden even hoog gewaardeerd door accountants wereldwijd. Het maakt dus maar een klein verschil in kwaliteit of je nu in land A of land B werkt.
- Op de derde plaats vinden we webdesign. Samen met grafisch ontwerp nemen ze respectievelijk 14 en 11 van de 100 functies in. Dit zijn zeer trendy functies. Er zijn veel outsourcingmogelijkheden vanwege de relatief hoge kosten en het tekort aan deze specialisten. Er is een constant tekort aan grafisch ontwerpers en webdesigners, omdat het aanbod de vraag niet kan bijbenen. Bovendien verdienen bekwame en ervaren grafisch ontwerpers en webdesigners veel meer dan het gemiddelde salaris, waardoor een organisatie geld bespaart als ze besluit om uit te besteden.
- Programmeren, met 8 op de 100, valt ook in dezelfde positie van outsourcing voor goedkopere, even gekwalificeerde arbeid
- Gegevensinvoer verloopt over de hele wereld vrijwel hetzelfde; één op de tien uitbestede virtuele banen valt in deze categorie.
Nearshoring en het vermijden van te veel culturele verschillen
Het eerste obstakel bij offshoren op afstand is het tijdsverschil. De meeste bedrijven lossen problemen op, voeren taken uit en bedienen klanten tijdens kantooruren. U creëert aanzienlijk ongemak voor uw organisatie en uw klanten als een deel van het kantoor alleen 's nachts werkt. Als u ervoor kiest om virtuele assistenten overdag en 's nachts in te zetten, zullen de kosten de pan uit rijzen. Het is dus beter om te nearshoren, zelfs met een iets lagere kostenbesparing.
Als je verder gaat met het idee, houd dan rekening met de taalkundige, culturele en gewoonterechtelijke barrières. In het grootste deel van de westerse wereld heb je mensen die erg op zaken gericht zijn, met nationale en traditionele feestdagen die in de meeste landen standaard zijn. Er zijn echter heel verschillende landen en mensen. In landen met een moslimmeerderheid bijvoorbeeld, moeten mensen zich aan hun gewoonten houden en op bepaalde tijden bidden, zonder rekening te houden met hun huidige activiteiten, omdat religie een zeer hoge prioriteit heeft. Bovendien kan het lastig zijn om vrouwelijke werknemers in dienst te nemen.
Sommige Spaanstalige Zuid- en Midden-Amerikaanse landen houden nog steeds een middagpauze, de zogenaamde siësta. Andere landen negeren te laat komen; weer anderen negeren alles wat met dresscode of netheid op de werkvloer te maken heeft. De wereld is heel divers en verschillend, maar niet alle locaties passen mogelijk goed bij jouw bedrijfscultuur.
Probeer een markt te vinden die zoveel mogelijk overeenkomsten vertoont met uw thuismarkt. De EU verschilt nauwelijks van de Verenigde Staten, de lidstaten van de EER (Zwitserland, Noorwegen, IJsland en andere) en Canada. Door deze overeenkomsten zijn de handelspraktijken grotendeels hetzelfde. Bovendien spreekt bijna iedereen Engels, waardoor de communicatie altijd efficiënt en coherent is.
Als u zich verder verdiept in nearshoring, zult u ontdekken dat nabijgelegen buitenlandse markten wellicht het beste aansluiten bij uw specifieke behoeften. Zweedse bedrijven hebben bijvoorbeeld meer kans om Zweedstalige UX-designers te vinden in de buurt, zoals Estland, Litouwen of Letland, dan in Roemenië, Bulgarije of landen in het Verre Oosten, zoals Vietnam.
Laatste hand
We willen benadrukken dat er prioriteiten moeten worden gesteld voordat u besluit om uit te besteden. Het is erg belangrijk om te begrijpen en te weten wat u wilt bereiken met uitbestede diensten. Uw voorkeuren kunnen variëren van kostenbesparing, het leggen van een fundament voor een uitbesteed kantoor van de toekomst tot uitbreidingsplannen.
Als je je prioriteiten goed op orde hebt, is het vinden van de juiste medewerker geen enkel probleem. Je vindt niet alleen het juiste personeel, maar creëert ook meer toegevoegde waarde voor je bedrijf.
Wij in Baltic Assist heeft ervaring met het realiseren van de visies en doelen van vele klanten. We weten wat er nodig is om succesvol te zijn en maximale efficiëntie te bereiken met outsourcing. We adviseren ook of uw bedrijfsmodel wel of niet geschikt is voor outsourcing.
Contact en we bespreken uw outsourcingmogelijkheden.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
