De wijziging van XAF 4.0 in Nederland per 1 januari 2027.
De Nederlandse XAF 4.0-auditbestandsindeling verandert per 1 januari 2027: wat bedrijven en softwareleveranciers moeten weten.
Overzicht
Vanaf 1 januari 2027 Mededeling van de Nederlandse Belastingdienst (ODB) zegt dat Alleen XAF 4.0 wordt geaccepteerd voor inzending. Voor het XML-auditbestand Financieel worden oudere XAF-versies niet langer geaccepteerd. De officiële update van de Belastingdienst/ODB is gepubliceerd op [datum]. 22 april 2026 en adviseert organisaties om vroegtijdig met de voorbereidingen te beginnen, zodat de overgang in het vierde kwartaal van 2026 soepel kan verlopen, vóór de deadline van 2027.
Wat is het XML Auditfile Financieel?
De XML-auditbestand Financieel, meestal afgekort tot XAFis een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit administratieve systemen voor rapportage- en controledoeleinden. Volgens de ODB-informatie van de BelastingdienstDe Belastingdienst, curatoren en de accountantssector zijn belangrijke gebruikers van het auditdossier.
Auditfile is ontwikkeld om de administratieve lasten tijdens belastingcontroles te verminderen. Belastingdienst legt uit dat elke ondernemer te maken kan krijgen met een belastingcontrole en dat het verzamelen en structureren van de benodigde gegevens tijdrovend kan zijn. XML Auditfile Financieel biedt uitkomst omdat het de meeste gegevens bevat die nodig zijn voor dergelijke controles en wordt ondersteund door veel boekhoudpakketten in Nederland.
Wat verandert er vanaf 1 januari 2027?
De belangrijkste verandering is de acceptatie van het formaat. Van 1 januari 2027 Belastingdienst/ODB Het bericht zegt dat XAF 4.0 Dit is het formaat dat wordt geaccepteerd voor inzendingen, terwijl oudere versies geleidelijk worden uitgefaseerd.
Dit is met name belangrijk voor leveranciers van boekhoudsoftware, boekhoudplatformen, accountants, administratiekantoren en bedrijven die financiële gegevens moeten kunnen exporteren voor controledoeleinden. ODB is de openbare bron voor softwareontwikkelaars en dataleveranciers om te begrijpen hoe data aan de Belastingdienst moet worden aangeleverd en aan welke eisen software moet voldoen voor digitale berichtenuitwisseling.
Waarom XAF 4.0?
De officiële verklaring is vereenvoudiging en betere datakwaliteit. XAF 4.0 reduceert het aantal datavelden. 250 tot 90. De Belastingdienst Er wordt gesteld dat veel velden in de oudere versie in de praktijk niet werden gebruikt of onvolledig werden ingevuld, waardoor de reductie bedoeld is om de implementatiecomplexiteit te verminderen en de kwaliteit van de voltooide auditdossiers te verbeteren.
De Belastingdienst Het document somt ook een aantal beoogde voordelen van XAF 4.0 ten opzichte van XAF 3.2 op: eenvoudigere implementatie, verbeterde datakwaliteit, duidelijkere behandeling van RGS en een toekomstbestendigere basis voor ontwikkelingen zoals ViDA en meer transactiegerichte registratie in lijn met internationale standaarden.
En hoe zit het met RGS?
De OBD-update van 2026 is duidelijk dat RGS vormt geen belemmering voor de overstap naar XAF 4.0.Als RGS al in de software aanwezig is, moet het worden meegeleverd; de aanwezigheid van RGS mag de overgang naar XAF 4.0 echter niet belemmeren.
Dit is belangrijk voor softwareleveranciers en accountants, omdat het twee zaken scheidt: de migratie naar XAF 4.0 moet doorgaan, terwijl RGS-gegevens moeten worden opgenomen waar de software deze al bevat.
Waarom bedrijven zich hierom zouden moeten bekommeren, zelfs als hun accountant het auditdossier beheert.
Nederlandse bedrijven zijn al verplicht om een goede administratie te voeren. De Belastingdienst Hierin staat dat ondernemers een correcte administratie moeten opzetten en bijhouden, omdat belastingaangiften gebaseerd zijn op de administratie en de Belastingdienst deze aangiften snel en correct moet kunnen controleren.
Voor de btw moeten ondernemers hun administratie op een door de overheid controleerbare manier voeren en bewaren. de BelastingdienstZe stellen ook dat Bedrijfsadministratie moet over het algemeen bewaard worden voor 7 jaarterwijl gegevens met betrekking tot onroerend goed en rechten op onroerend goed bewaard moeten worden voor 10 jaar.
Digitale administratie moet ook bruikbaar blijven. De Belastingdienst legt uit Als de administratie digitaal wordt bijgehouden, moet het bedrijf ervoor zorgen dat de Belastingdienst de relevante programma's en bestanden kan gebruiken tijdens een controle; het bewaren van alleen geprinte versies van digitale bestanden is niet voldoende.
Praktische voorbereiding op 2026
Bedrijven en adviseurs moeten niet wachten tot januari 2027. De officiële mededeling van de ODB adviseert expliciet om vroegtijdig met de voorbereidingen te beginnen, zodat de overgang in het vierde kwartaal van 2026 soepel kan verlopen.ODB Belastingdienst)
Een praktische voorbereidingsroute is:
- Vraag uw leverancier van boekhoudsoftware of de exportfunctie naar XAF 4.0 wordt ondersteund.
De huidige XAF-documentatiepagina van ODB verwijst naar XML Auditbestand Financieel XAF v4.0.3 en biedt de officiële productdownload voor die versie aan.ODB Belastingdienst) - Test of uw beheersysteem een volledig XAF 4.0-bestand kan exporteren.
Het doel van het auditbestand is om de gegevensuitwisseling voor rapportage en controles efficiënter te maken. Daarom moet de focus bij het testen liggen op de volledigheid, consistentie en bruikbaarheid van de geëxporteerde gegevens.Belastingdienst) - Controleer de afhandeling door RGS.
Als RGS al in de software aanwezig is, moet het in het XAF 4.0-bestand worden opgenomen.ODB Belastingdienst) - Zorg dat uw onderliggende beheersysteem toegankelijk blijft.
Het auditdossier is nuttig, maar het vervangt niet de bredere verplichting om gegevens op een beheersbare manier en binnen de geldende bewaartermijn te bewaren.Belastingdienst)
Conclusie
De XAF-wijziging per 1 januari 2027 is een duidelijk signaal van de Belastingdienst/ODB: organisaties moeten overstappen naar de nieuwe regeling. XML Auditbestand Financieel XAF 4.0 en stop met het gebruik van oudere XAF-versies voor de indiening. De wijziging is bedoeld om de standaard te vereenvoudigen, de datakwaliteit te verbeteren en een transparanter controletraject te ondersteunen. Voor bedrijven, accountants en softwareleveranciers is het het veiligst om 2026 als overgangsjaar te beschouwen: controleer de gereedheid van de software, test exports, evalueer de verwerking door de Belastingdienst en zorg ervoor dat digitale gegevens toegankelijk blijven voor controles door de Belastingdienst.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
