Van startup tot scale-up: wanneer is het tijd om uw financiële functie uit te besteden?
Van startup tot scale-up: wanneer is het tijd om je financiële functie uit te besteden?
Overzicht
Er is een moment dat de meeste oprichters achteraf herkennen: het punt waarop de financiële regelingen die perfect werkten toen het bedrijf tien mensen telde, stilletjes niet meer voldeden. Het probleem is dat dit moment meestal pas achteraf zichtbaar wordt, wanneer er iets mis is gegaan of het systeem zichtbaar onder druk is komen te staan.
Het tijdig identificeren van dat omslagpunt, wanneer er nog ruimte is om te plannen in plaats van te reageren, is een van de meest waardevolle dingen die een oprichter voor het bedrijf kan doen.
In de beginfase is een boekhouder of parttime accountant meestal voldoende.
Voor de meeste startups is de initiële financiële opzet eenvoudig. Een parttime boekhouder verzorgt de dagelijkse boekingen. Een externe accountant stelt de jaarrekening op. De btw-aangiften worden tijdig ingediend. Het systeem is eenvoudig omdat het bedrijf eenvoudig is.
Dit werkt, totdat het niet meer werkt. Het omslagpunt is meestal niet één enkel moment. Het is een geleidelijke opeenstapeling van complexiteit die de bestaande regeling niet meer aankan.
Signalen dat de huidige situatie zijn einde heeft bereikt.
Er zijn een aantal betrouwbare indicatoren dat een groeiend bedrijf zijn oorspronkelijke financiële model is ontgroeid. Managementrapportages worden steevast te laat ingediend, of ontbreken volledig. De maandafsluiting duurt weken in plaats van dagen. De oprichter of CEO besteedt veel tijd aan financiële vraagstukken die geen aandacht van hem of haar zouden moeten vereisen. Belastingaangiften worden steeds complexer en er duiken steeds meer fouten op. Er is geen betrouwbaar beeld van de kasstroom voorbij de komende weken.
Elk van deze signalen is een waarschuwingssignaal. Meer dan één signaal tegelijk is een teken om actie te ondernemen.
Het omslagpunt voor opschaling
Naarmate een bedrijf groeit, vaak al ruim voordat het twintig, dertig of vijftig werknemers telt, moet de financiële functie zich doorgaans mee ontwikkelen. Er is geen vast formeel omslagpunt, maar de complexiteit neemt doorgaans sneller toe dan oprichters verwachten. De salarisadministratie wordt complexer. Intercompany-transacties kunnen ontstaan als het bedrijf in meer dan één markt actief is. De rapportageverplichtingen van investeerders, banken of raden van bestuur worden strenger. Het bedrijf kan tegelijkertijd in Nederland en Denemarken actief worden, wat grensoverschrijdende overwegingen met zich meebrengt op het gebied van btw, salarisadministratie en arbeidsrechtelijke naleving, mogelijke blootstelling aan de regels voor vaste inrichtingen en, waar het gaat om gelieerde entiteiten of interne groepsboekingen, transfer pricing.
In dit stadium verschuift de vraag van óf financiële ondersteuning nodig is naar welk soort financiële ondersteuning het beste bij het bedrijf past. Het opzetten van een volledig intern team is één optie.
Waarom outsourcing in deze fase vaak de beste keuze is
Het argument van flexibiliteit is met name relevant voor bedrijven die uitbreiden naar nieuwe markten. Een dienstverlener met kennis van zowel de Nederlandse als de Deense belasting- en arbeidswetgeving is nuttiger dan twee afzonderlijke lokale aanwervingen, vooral in de beginfase van de markttoegang wanneer het volume nog geen voltijdse medewerkers rechtvaardigt.
De praktische vraag
Als je als oprichter de opschalingsfase nadert en je huidige financiële structuur bestaat uit één of twee parttime medewerkers die de administratie verzorgen in plaats van strategische input te leveren, is het de moeite waard om je af te vragen of dat model over twaalf maanden nog steeds werkt. Als het eerlijke antwoord nee is, is het nu het beste moment om het te veranderen, zodat de overgang nog gepland is in plaats van geforceerd.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
