Polen gaat verder met verplichte e-facturering
Polen gaat verder met verplichte e-facturering: presidentiële goedkeuring finaliseert KSeF-wet
Overzicht
Polen heeft officieel een belangrijke stap gezet in de richting van de digitalisering van zijn factureringssysteem. De president heeft het wetsvoorstel ondertekend voor de invoering van het verplichte nationale e-factureringssysteem (Krajowy System e-Faktur, KSeF), waarmee het wetgevingsproces op statutair niveau is afgerond. Dit betekent dat bedrijven die in Polen actief zijn, indien ze dat nog niet hebben gedaan, zich zo snel mogelijk moeten voorbereiden op de implementatie.
Ondanks het langdurige consultatieproces merken belastingadviseurs op dat de wet nog steeds verschillende praktische zorgen oproept.
Gefaseerde implementatie van KSeF
De nieuwe regels worden geleidelijk ingevoerd:
- Vanaf 1 februari 2026: verplicht voor grote belastingbetalers, d.w.z. entiteiten waarvan de omzet in 2024 (inclusief btw) meer dan 200 miljoen PLN bedraagt.
- Vanaf 1 april 2026: alle overige bedrijven worden in het systeem opgenomen.
- Vanaf 1 januari 2027 moeten micro-ondernemers die facturen uitreiken van maximaal 10,000 PLN bruto per maand, zich aan de regelgeving houden.
Een strak schema voor bedrijven
Een van de grootste uitdagingen is de beperkte tijd die nodig is om de interne systemen aan te passen aan de KSeF. Hoewel er al jaren aan de wet wordt gewerkt, wachten bedrijven nog steeds op secundaire wetgeving, aangezien de uitvoeringsvoorschriften nog niet zijn gepubliceerd. Dit komt grotendeels doordat het wetgevingsproces pas onlangs is afgerond met de handtekening van de president.
De druk wordt nog groter doordat de testomgeving voor KSeF naar verwachting pas eind september klaar zal zijn. Bedrijven hebben dan iets meer dan een jaar de tijd om zich volledig voor te bereiden op deze baanbrekende hervorming van de Poolse btw-naleving.
Praktische zorgen nog steeds onopgelost
Er blijft onzekerheid bestaan over een aantal alledaagse kwesties. Hoe worden bijvoorbeeld facturen van werknemers, zoals die van tankstations, verwerkt? Het uitgangspunt is dat offline facturen aan btw-plichtige entiteiten niet op papier of in pdf-formaat worden aangeleverd, maar uitsluitend via KSeF moeten verlopen.
Ondertussen heeft Marcin Łoboda, hoofd van de Nationale Belastingdienst (KAS), duidelijk gemaakt dat er in dit stadium geen algemene interpretatie of officiële richtlijnen zijn gepland. Volgens hem zouden toelichtingen later kunnen worden overwogen, maar pas zodra het systeem in gebruik is en er praktische inconsistenties aan het licht komen.
Wat is de volgende stap voor bedrijven?
Nu de deadlines vaststaan, moeten bedrijven hun gereedheid beoordelen, ERP-systemen updaten en training bieden aan medewerkers die met KSeF gaan werken. De hervorming betekent een fundamentele verandering in de manier waarop facturering in Polen zal functioneren, en bedrijven die de voorbereiding uitstellen, kunnen te maken krijgen met operationele en compliancerisico's.
Heb je een vraag?
Neem contact op
Baltic Assist biedt uitgebreide outsourcingoplossingen die kosten besparen, de efficiëntie verbeteren en de strategische besluitvorming voor uw bedrijf ondersteunen.
